Assistant de Direction Aménagement - Commune de Pleneuf-Val-Andre H/F - Communes

La ville de Pléneuf-Val-André, station balnéaire de 4200 habitants à 35 000 habitants l'été, recrute son Assistant de direction Aménagement (H/F).

Au sein du pôle aménagement et sous la responsabilité du directeur du pôle, vous assurerez principalement l'accueil physique et téléphonique du service, la gestion administrative des doléances, la gestion administrative des arrêtés municipaux et des occupations du domaine public et le secrétariat du pôle.

Secrétariat général :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la direction : réception des appels et enregistrement des demandes détaillées.
- Assurer le secrétariat du pôle : saisie et mise en forme de documents (courriers, tableaux, comptes rendus de réunion, procès-verbaux, rapports)
- Organisation et planification des réunions et commissions de la direction :
* Rédaction des convocations, ordre du jour et compte rendus, dans le respect des délais
* Préparation matérielle des réunions
* Veiller à la mise en ligne des actes sur le site Internet de la commune
* Publication des actes sur la plateforme de dématérialisation Mégalis
* S'assurer de l'affichage règlementaire
* Veille juridique.

Recueil et traitement des doléances :
- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation du public.
- Prendre en charge les demandes et doléances des administrés :
* Gestion des appels,
* Envoi des accusés de réception,
* Instruction des dossiers et rédaction de courriers ou courriels de réponse.
- Accueillir les appels téléphoniques, filtrer les demandes, renseigner les interlocuteurs, retransmettre les messages et orienter vers les services compétents afin d'apporter une réponse adaptée.
- Rédiger les courriers et documents divers
- Assurer le tri, le suivi (tableau de bord) , le classement et l'archivage des documents administratifs.
- Participer à la réunion hebdomadaire avec les élus et les services

Recueil et traitement des arrêtés municipaux :
- Assurer la gestion administrative des occupations du domaine public :
* Proposer et rédiger les arrêtés de circulation, de sécurité, de manifestation publique/évènementielles et d'occupation.
* Assurer l'interface avec le service comptabilité pour la facturation.
* Assurer le tri, le suivi (tableau de bord), le classement et l'archivage des arrêtés municipaux.

Niveau Bac +3
- Maîtrise des règles de secrétariat
- Accueil et régulation physique et téléphonique
- Prise de note et écriture administrative
- Prise de rendez-vous
- Classement et d'archivage
- Fondamentaux du fonctionnement des collectivités territoriales
- Fondamentaux de la gestion de projet

Aptitudes / Savoir-faire :
- Maîtrise des outils de bureautique : traitement de texte, tableur, diaporama, gestionnaire de mail, navigateurs internet
- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Suivi d'un budget
- Rédiger et appliquer des procédures
- Gestion des temps : gestion de planning et d'agenda, hiérarchisation des priorités, respect des échéances

Qualités relationnelles / Savoir-faire relationnels :
- Respect de la hiérarchie et des élus
- Obligation de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité, serviabilité et réactivité
- Qualités relationnelles notamment sens de l'écoute
- Rigueur, sens de l'organisation, autonomie
- Aptitude au travail transversal
- Capacité d'adaptation et à gérer les situations de stress
- Sens du travail en équipe
- Savoir rendre compte
- Sens du service public