Assistant de la Direction Générale des Services - Mairie de Juvisy-Sur-Orge H/F - Communes

Responsable Hierarchique direct :
Responsable de l'administration générale et de la commande publique.
Relations fonctionnelles :
- avec l'ensemble des services communaux
- avec l'ensemble des services intercommunaux
- avec les autres collectivités, partenaires (Préfecture, etc)
- avec éventuellement les administrés

Missions :
- Assurer le secrétariat et l'assistance administrative du service de la DGS et l'administration générale,
- Assurer le suivi financier du budget du service.
Activités principales :
Secrétariat et assistance administrative de la Direction
de
Assurer le secrétariat du DGS et de l'administration générale (rédaction, frappe et
mise en forme de courrier, note, compte-rendu, classement, archivage de
dossiers...etc),
?
Classement et archivage de dossiers du service (papier et électronique),
Assurer la polyvalence avec le service courrier/accueil,
Gestion des messageries: DGS et mairie,
Gestion de la dématérialisation du courrier : Doc'up,
Gestion et garant de la qualité rédactionnelle des parapheurs de l'ensemble des
services (modèles et mise en page),
Gestion des commandes de fournitures de bureau.
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Assurer le secrétariat de la commande publique (notification sur la plateforme)
Assurer la publication des actes
Être référent en interne de la dématérialisation des courriers
Superviser la réalisation des registres
Assurer la gestion administrative du Conseil Municipal
Gestion de la documentation
? Assurer le suivi des abonnements: souscription, renouvellement, résiliation.
Assurer le secrétariat des dossiers d'insalubrité, de péril en lien avec l'EP
Assurer la souscription et le suivi des certificats de signatures électroniques
(certinomis)
Assurer le suivi financier du service
Gestion des contrats du service,
Constituer et renseigner des tableaux de bord et de suivi de consommation,
Assurer le suivi financier du service juridique.
b- Activités accessoires
Assurer la polyvalence entre les missions du service : gestion des sinistres et gestion du courrier

Compétences techniques :
Connaissances réglementaires sur l'organisation politique et administrative, sur le
mode de fonctionnement, sur les missions, sur les règles comptables d'une collectivité territoriale
Connaissances territoriales
Maîtrise de l'outil informatique et de la bureautique
Connaissances des techniques de secrétariat, assistanat et aisance rédactionnelle impérative

Savoir-faire :
Sens de l'organisation, de la méthode et de la rigueur
Devoir de discrétion et de confidentialité
Expression écrite et orale de qualité
Faire preuve d'initiatives et de réactivité
Capacité à gérer l'urgent et/ou l'imprévu
Capacité d'adaptation
Autonomie
Savoir écouter et communiquer
Gérer les situations de stress
Savoir gérer et suivre les procédures
Savoir-être
Courtoisie, amabilité
Sens de l'écoute et du contact
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bPatience et diplomatie
Réactivité
Disponibilité
Savoir-faire (autres compétences en dehors des activités du poste)
Continuité du service public