Gestionnaire Administratif H/F - Desmaths Formation

Dans le cadre du développement de nos activités, Desmaths Formation recherche un/une Gestionnaire Administratif.ve. Rattaché(e) directement à la Direction, vous êtes le pivot central du bon fonctionnement administratif et opérationnel du centre de formation.

VOS MISSIONS PRINCIPALES :
1. Administration & suivi des formations (sur Digiforma)
- Paramétrer les sessions de formation (programmes, plannings, accès).
- Gérer les dossiers d'inscription : création des fiches stagiaires, vérification des prérequis et des pièces justificatives.
- Éditer et envoyer les documents contractuels (conventions, contrats, convocations).
- Suivre le déroulement des formations : transmission des ordres de mission, contrôle des émargements, édition des attestations de fin de formation.
- Inscrire les stagiaires au DELF et suivre les bilans de positionnement de MCCP/CléA.

2. Administration du personnel & suivi administratif
- Formalités d'embauche : préparation des contrats/avenants sur modèles, réalisation des DPAE et prise de rendez-vous pour les visites médicales.
- Suivi des éléments de paie : collecte des justificatifs (arrêts maladie, transports) et transmission du tableau des variables mensuelles au cabinet comptable.
- Transmettre les pièces administratives nécessaires à la comptabilité lors des départs de salariés (documents de fin de contrat).

3. Démarche qualité (Qualiopi)
- Automatiser et relancer les questionnaires de satisfaction stagiaires/intervenants.
- Classer et archiver les preuves de réalisation (émargements, évaluations) en vue des audits.

4. Accueil & Logistique du centre
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et apprenants.
- Traiter le courrier postal, la boîte e-mail générique et gérer les commandes de fournitures bureautiques.
- Organiser l'attribution des salles de formation.

PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences :
- Maîtrise ou très bonne connaissance de Digiforma (une mise à niveau pourra être prévue dans le cas contraire) et des outils bureautiques (Google Workspace, Pack Office).
- Connaissance générale des démarches administratives et des exigences Qualiopi appréciée.
- Très bonne aisance rédactionnelle.

Qualités : Rigueur extrême, méticulosité administrative, sens de l'organisation, autonomie et bon relationnel.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administratives

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.