Agent d'Accueil et de Gestion Administrative H/F - Mairie

Assurer l'accueil de la mairie et de l'agence postale communale ainsi que la gestion administrative de la mairie.
Missions ou activités Accueil de la mairie
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Informer, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches
- Gérer les demandes générales : renseignements, prise de de rendez-vous avec les élus, tri des mails et transmissions aux personnes concernées.
- Délivrance de documents administratifs
- Rédaction de courriers divers

Etat Civil
- Enregistrement des mariages, naissances, décès.
- Délivrance d'actes.
- Préparation et organisation des cérémonies (mariages, parrainages civils)

Élections
- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales et du Répertoire Électoral Unique (REU)
- Préparation et participation à la commission de contrôle
- Préparation et organisation des scrutins (cartes électorales, mise sous plis, installation des bureaux de vote).
- Participation au bon déroulement des opérations électorales et transmission des résultats.

Gestion du cimetière
- Suivi administratif du cimetière (concession, inhumation, exhumation) et tenue des registres
- Vente de concession et suivi des renouvellements
- Mise à jour du logiciel
- Relation avec les familles et entreprises funéraires

Salle communale
- Gestion et suivi des contrats de location de la salle
- Réservation de matériels
- Etat des lieux

Urbanisme (1er niveau)
- Enregistrement et suivi des demandes (CUa et b, DIA)
- Vérification de la complétude des dossiers devant être envoyés au service instructeur.
- Rédaction des arrêtés de voirie et d'alignement

Communication :
- En accord avec les élus, élaborer et diffuser les informations municipales sur les différents supports (bulletin municipal, réseaux sociaux, panneau Pocket.)
-mise à jour du site internet
-conception d'affiches, flyers, invitation.

Agence Postale communale :
- Assurer les services postaux et toutes les tâches liées à l'agence postale.

Affaires scolaires :
-Gestion des réservations de repas et les inscriptions pour la cantine de l'école maternelle.

Classement, tri et archivage des documents en lien avec ses missions
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public
Profil recherché Profil souhaité :
- Connaissance solide des collectivités, de la réglementation en matière d'état civil et d'urbanisme
- Connaissance de l'environnement institutionnel et des procédures administratives
- Expérience significative de la fonction publique et des missions énoncées
- Excellentes capacités d'expression, de reformulation, de rédaction
- Maîtrise des outils bureautiques, travail sur logiciel JVS, Navigatis (Oxalis), 3D Ouest
- Devoir de confidentialité, écoute, patience,
- Courtoisie et amabilité
- Dynamisme

Savoir être :
- Discrétion et confidentialité
- Rigoureux, méthodique et organisé
- Faire preuve de réactivité
- Autonome, esprit d'initiative et d'anticipation
- Savoir rendre compte à l'autorité hiérarchique

Le poste nécessite une grande polyvalence.
La maîtrise des outils numériques et notamment des réseaux sociaux est indispensable.

Travail le week-end possible en fonction des nécessités de service (élections...)

contrat de 6 mois dans un premier temps, renouvelable si l'expérience est concluante.

Experience: 24 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions,Organiser un rétroplanning,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur,Excellente expression écrite et orale,maitrise de la communication institutionnelle

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.