Secrétaire de la Maison Départementale des Solidarités Mds Offre 2470 H/F - Département Meurthe et Moselle

Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Forte de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité pilote des politiques publiques ambitieuses, mises en oeuvre par des équipes pour lesquelles l'attention est portée aux enjeux de qualité de vie au travail des agents et d'amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire du Grand Nancy fort de plus de 257 000 habitants et de 136 300 emplois dispose d'atouts indéniables pour soutenir son développement et pour renforcer son attractivité et celle du bassin métropolitain, avec différents atouts : la combinaison université, recherche et créativité, des pôles médicaux de qualité, un secteur d'emploi tertiare développé, des projets urbains inscrits dans le plan national de rénovation urbaine, un fort tissu partenarial notamment en matière associative.

Le territoire du Grand Nancy couvre 20 communes et une Métropole, compte 340 agents, répartis sur 15 sites principaux et une dizaine de sites annexes. L'organisation territoriale s'articule autour de différentes entités :
- une direction de territoire au sein de la Maison du Département (MDD) accueillant les services ressources et certains services administratifs (Protection Maternelle et Infantile et Aide Sociale à l'Enfance),
- 6 Maisons Départementales des Solidarités (MDS) regroupées au sein de 4 périmètres d'action : Grand Nancy Est, Nancy Centre, Plateau de Haye-Provinces et Vandoeuvre Villers Les Nancy,
- un service territorial autonomie (STA) et un service territorial insertion (STI).
Sont également présents sur le territoire du Grand Nancy : la Médiathèque départementale, les Archives départementales, le Laboratoire vétérinaire et alimentaire départemental , 21 collèges et 6 espaces naturels sensibles.

il (elle) est un interlocuteur (trice) local (e) pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels des membres de l'équipe, les usagers, les différents services de l'institution et les partenaires. Il (elle) assure l'accueil du public au sein de la MDS, identifie la demande et assure son traitement dans la limite de sa fonction. Il (elle) collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par la MDS et organise le secrétariat. Sa fonction le (la) plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au secteur, est une préoccupation quotidienne.

ACTIVITES

Accueil

- Ecoute, identifie la demande, renseigne et/ou oriente auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents

- Remet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches

- Fait le lien avec les travailleurs sociaux, médico-sociaux et le public rencontré, évalue l'urgence et alerte les professionnels en cas de nécessité

- Participe à la gestion des plannings de l'équipe et gère la prise de rendez-vous pour les professionnels

- Accueille les partenaires extérieurs

- Peut contribuer à des réunions d'informations et d'animation à destination des publics en MDS

- Gestion et suivi administratif des dossiers

- Gère et renseigne les dossiers sur un plan administratif: tenue des échéanciers, envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie

- Assure le classement, l'archivage et/ou la transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux

-Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d'Information Social (IODAS)

Organisation et secrétariat

- Gère le courrier de la MDS (enregistrement, diffusion, envoi)

- Contribue à l'organisation des activités de la MDS (création et gestion d'outils) et assure un soutien informatique de premier niveau auprès des professionnels de la MDS en utilisant les logiciels et applications informatiques de la collectivité

- Rédige des documents types et met en forme les écrits professionnels dans le respect des attentes des missions

- Assure la mise à jour des listings et de la documentation, classe et archive

- S'articule avec les professionnels de la MDS pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique

- Gère l'organisation logistique de la MDS (commandes de fournitures, recensement du mobilier, demande d'interventions) en lien avec les services départementaux

- Participe aux réunions d'équipe, aux réunions territoriales et départementales de secrétaires de MDS et à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique

- Est amené (e) à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il (elle) est rattaché (e)

- Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social)

Compétences techniques :

· Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité

· Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité

· Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention

· Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité

· Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)

· Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information

· Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions

· Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)

· Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)

· Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité

Compétences relationnelles :

· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

· Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles

· Savoir créer un climat et une relation de confiance

· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers

· Respecter la notion de secret professionnel

· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté

· Savoir écouter

· S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel

· Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes

· Etre en mesure de travailler en équipe

· Savoir faire respecter des règles /échéances

Compétences stratégiques :

· Décrypter les attentes et identifier les besoins

· Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative

· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail

· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail

· Faire preuve de curiosité intellectuelle

- Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence