Charge d'Accueil - Secretariat Services Techniques - Meru H/F - Communes

Responsable hiérarchique (N+1) : Assistante de Direction des Services Techniques

Profil / grade : Adjoint administratif

Missions:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Orienter le public vers les différents services
- Gestion du secrétariat
- Assistance à la gestion de dossiers

Activités / Moyens :

- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone, assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels vers les bons interlocuteurs ST ou partenaires (CCS, concessionnaires, entreprises...)
- Rédaction de courriers et de mails en réponses aux demandes des administrés (gestion du logiciel Elise)
- Aide au traitement administratif de dossiers et au suivi comptable en relation avec l'assistante de direction
- Suivi administratif des dossiers de sinistres en lien avec les assureurs (décennale, détérioration d'équipement public, assurances flotte de véhicules ville, ...)

- Gestion :
- des plannings, des arrêts maladies et des congés
- des arrêtés de voirie, des questions/réponses des usagers par mail, du courrier « départ » et « arrivée »,
- de la commande de fournitures administratives
- des contrats de maintenance et d'entretien des entreprises prestataires pour la commune
- du classement et de l'archivage des documents administratifs sur le réseau informatique notamment
- Mise sous pli

Compétences :

- Maîtrise des logiciels Word, Excel, pack office,..
- Notions d'utilisation des applications Google earth, de lecture de plans simples...
- Qualités rédactionnelles, maîtrise des règles de syntaxe et de l'orthographe
- Connaissance en comptabilité
- Maîtrise des techniques de communication et notamment des situations de conflit avec les usagers (habitants, entreprises...)
- Capacité d'organisation et d'adaptation
- Capacité à travailler en équipe
- Bon relationnel, sens de la communication et du service public
- Patience, discrétion et diplomatie