Adjoint à la Secrétaire de Mairie - Caugé H/F - Communes

Epaule ou remplace la secrétaire de mairie et les élus dans la gestion administrative, comptable et technique de la commune

Relations fonctionnelles
- Hiérarchique : le maire / la secrétaire de mairie ou secrétaire générale de mairie / les adjoints
- Interne : les élus, les agents communaux
- Externe : les administrés, le public, le comptable public -SGC, la Préfecture, l'Etat, le
Département, la Communauté d'Agglomération, le CDG, la DDTM, la DDFIP, la Gendarmerie,
les entreprises privées, les associations, les partenaires...,

Mission(s) principale(s) : Sous le contrôle du maire et de la secrétaire de mairie titulaire ou
Secrétaire Générale de Mairie -SGM- réalise l'ensemble des opérations relevant de la compétence de la
commune : état civil, urbanisme, marchés publics, comptabilité, paie du personnel communal, indemnités
des élus, élections, Conseil Municipal...
Mission secondaire du poste : Assurer le remplacement de la secrétaire de mairie ou SGM en son
absence
Mission complémentaire : Renforce le personnel de la cantine sur le temps méridien
Mission ponctuelle : Remplace le personnel de la garderie sur le temps périscolaire

Activités et tâches du poste
- Assister et conseiller les élus
- Mettre en forme et envoyer des documents administratifs et techniques
- Mettre en forme les documents budgétaires et comptables
- Classer et archiver les documents papiers et numériques
- Préparer et assister aux séances du Conseil Municipal / Tenir les permanences de 18h à 19h
- Établir la paie des agents
- Tenir à jour le fichier électoral
- Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote
- Établir la facturation de la cantine / Distribution des factures
- Suivi des réservations, locations et de l'occupation des bâtiments communaux
- Préparer les actes d'état civil (mariage, PACS, reconnaissance avant naissance, naissance, décès,
transcription de décès)
- Mettre en forme et exécuter les délibérations et arrêtés du maire
- Animer et développer des partenariats
- Accueillir et renseigner la population
- Préparer des demandes de subvention
- Gérer et suivre les dossiers spécifiques en direction du public (garderie, cantine, urbanisme...)
- Gérer le cimetière : tenir à jour le plan du cimetière, préparer les arrêtés d'attribution des
concessions, gérer les demandes de travaux...

Conditions et contraintes d'exercice :

Modalités d'organisation du travail : en autonomie et/ou en équipe
Conditions d'hygiène et de sécurité : travail sur écran/ utilisation du véhicule communal, respect des
règles de sécurité.

Compétences requises ou à acquérir sous compagnonnage

Savoir et savoir-faire/ Connaître et appliquer :
les règles juridiques d'élaboration des actes
administratifs (délibérations, arrêtés...) ; le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ; les
règles de la comptabilité publique (Budget, M57...) ; les procédures réglementaires de passation des
marchés publics et des contrats ; le statut de la Fonction Publique Territoriale ; les techniques de
communication ; le cadre réglementaire des élections, de l'urbanisme (demande préalable de travaux,
permis de construire, certificats d'urbanisme, arrêtés d'alignement...), de la mise en place d'un Conseil
Municipal, du fonctionnement des collectivités et établissements publics ; gérer les équipements
municipaux ( salle des fêtes, cimetière, école...) ; utiliser les Nouvelles Technologies de l'Information et
de la Communication -NTIC ; appliquer les techniques d'expression écrite et orale.

Savoir être : capacités relationnelles et d'écoute, discrétion, empathie, esprit d'équipe, capacités
d'analyse, rigueur et organisation, efficacité, autonomie, ponctualité...