Assistant de Direction - Commune de Saint Paul H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité directe du Directeur de la Direction Cadre de Vie et de la Propreté, l'assistant(e) de direction apporte un appui au fonctionnement quotidien de la Direction. Il/Elle assiste le Directeur dans la préparation et le suivi de ses dossiers, l'organisation de ses activités, la gestion des échéances, la préparation des documents et la circulation de l'information. Il/Elle travaille en lien avec les responsables de service, les assistantes, les directions supports et les partenaires, sans exercer d'autorité hiérarchique sur les services.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Activités principales :
- Appui direct à la direction :
o Organiser et préparer les rendez-vous, réunions et échéances de la direction
o Préparer les dossiers, documents et éléments nécessaires aux réunions et échanges de la direction
o Rédiger ou mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux et documents de travail de la direction
o Assurer le suivi des courriers, parapheurs, demandes et dossiers
o Tenir à jour les échéances et assurer les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés
o Assurer le suivi administratif des dossiers

- Organisation et suivi administratif de la direction :
o Centraliser les informations nécessaires au suivi des dossiers de la direction
o Mettre à jour les tableaux de suivi et outils administratifs utilisés par la direction
o Participer à la préparation des réunions de direction et assurer le suivi administratif des actions décidées
o Contribuer à l'harmonisation des documents et pratiques administratives de la direction
o Assurer le classement, l'archivage et la bonne tenue des dossiers suivis par la direction
o Participer au suivi des dossiers financiers, des bons de commande, des factures et des engagements, en lien avec les services concernés
o Participer au suivi administratif des consultations et marchés de la Direction : préparation des pièces, mise à jour des tableaux de suivi et suivi des échéances

- Accueil et fonctionnement courant :
o Réceptionner, traiter et orienter les sollicitations des administrés, services internes et partenaires
o Assurer le suivi des demandes adressées directement à la direction
o Participer à la préparation de bilans, rapports d'activité ou documents de synthèse

* Activités spécifiques :
- Apporter un soutien administratif ponctuel aux services de la Direction
- Contribuer à la continuité de service du standard/accueil dans la relation avec les administrés
- Participation à la continuité administrative en cas d'absence ou d'intérim

* Formations et qualifications obligatoires :
- Formation au métier d'assistant(e) de direction, gestion administrative ou domaine équivalent
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative et financière
- Bonne maîtrise de la rédaction administrative

* Compétences :
- Bonne connaissance du fonctionnement administratif d'une collectivité territoriale
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les logiciels de gestion de la collectivité
- Bonne capacité rédactionnelle et maîtrise des principes de rédaction administrative
- Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers et échéances
- Capacité à repérer une anomalie ou une difficulté et à en rendre compte à la direction

* Savoir-être :
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité
- Rigueur, méthode et sens de l'organisation
- Réactivité, disponibilité et capacité d'adaptation
- Diplomatie, qualités relationnelles et sens du service public
- Esprit d'initiative dans le cadre des missions confiées

* Savoir-Faire :
- Organiser et préparer les activités administratives
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Tenir et mettre à jour des tableaux de suivi
- Traiter et orienter les demandes de manière fiable et adaptée.