Gestionnaire Économat H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Messagerie professionnelle et outils bureautiques : Outlook -Excel - Word - Intranet

Progiciel Chorus/chorus formulaire - Chorus Hana - Uninet - Odrive - AdStock

Téléphone - scanner - photocopieur

Accès au réseau, au commun X

Procédures internes de l'établissement

Instructions et notes de la DISP

L'adjoint à l'économat assiste l'économe dans la gestion des approvisionnements, des stocks, des relations avec les fournisseurs et du suivi budgétaire. Il participe activement à l'organisation logistique et au bon fonctionnement matériel de l'établissement.

Les missions : Suppléer à la fonction d'économe pendant ses absences

Assurer l'accueil téléphonique et physique des différents services et des fournisseurs

Assurer la gestion des commandes de fournitures, de matériels...

Gérer les stocks : suivi des entrées et sorties, inventaires, anticipation des besoins et signalement des ruptures.

Rechercher les fournisseurs et solliciter des devis en fonction des besoins exprimés

Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons en vérifiant leur conformité avec les commandes.

Préparer et distribuer les fournitures et matériels aux différents services de l'établissement

Procéder à des achats (carte achat ou autre)

Suivre les bons de commande, bons de livraison et les factures

Assurer les relations administratives avec les fournisseurs et les prestataires

Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents administratifs

Veiller au respect de procédures internes, des règles de la commande publique et des consignes propres au service

Suivi du parc automobile dans l'application Odrive (recueillir et enregistrer le kilométrage des véhicules)

Gérer les dotations d'habillement des personnels via UNINET

Procéder à la révision trimestrielle des prix cantine avec actualisation des produits et mise à jour des bons de cantine

Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateurs

Organiser les demandes de transfert de paquetages auprès du transporteur

Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateurs

Méthodes de travail :

Organiser et planifier les activités en fonction des priorités et des délais

Contrôler systématiquement la conformité des commandes, des stocks

Mettre à jour le tableau de suivi du compte 912

Travailler en coordination avec les services internes (régie, technique, fouille, magasin, cantine, greffe, détention, etc.) et les fournisseurs.

Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle

Rendre compte de l'activité au responsable de l'économat et signaler toute anomalie ou difficulté.

Appliquer les procédures administratives et les règles de fonctionnement de la DISP

Connaissances :
Connaissances des outils bureautiques et des logiciels métiers (Chorus/chorus formulaire - Chorus Hana - Uninet - Odrive - AdStock, Procédures d'achat, de stockage et de réception des marchandises, Notions de gestion budgétaire, Elaboration et suivi d'inventaires