Secrétaire H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE
Les missions du poste
Composition et effectifs du service :
25 agents sur l'antenne milieu fermé de Seysses
Votre hiérarchie :
Chef de l'antenne mixte Toulouse/Seysses et les DPIP de l'antenne MF de Seysses
Vos interlocuteurs métiers :
Les agents de l'antenne, l'établissement pénitentiaire, les partenaires du SPIP, le siège des SPIP
Les SPIP 31/09 exercent leur activité sur 2 départements : l'Ariège et la Haute Garonne. En Haute-Garonne, le Siège et l'antenne Milieu ouvert de Toulouse sont sur le même site. Le service pénitentiaire d'insertion et de probation (SPIP) intervient dans le cadre du service public pénitentiaire. Il participe à l'exécution des décisions et des sentences pénales et contribue à la prévention de la récidive et à la réinsertion des publics placés sous-main de justice.
Les services pénitentiaires d'insertion et de probation de la Haute-Garonne et de l'Ariège sont composés d'une équipe d'encadrement de 13 agents (1 DFSPIP, 1 adjoint DFPIP, 10 DPIP, 1 attaché principal), de 82 CPIP (titulaires et contractuels), de 19 personnels administratifs (3 SA, 14 Adjoints administratifs), 5 personnels de surveillance en charge de pose, 2 assistantes de service social, 7 contractuels (3 Psychologues, 2 éducateurs spécialisés, 2 coordinatrices culturelles).
Le lieu de l'activité de l'agent est l'antenne MF de Seysses au sein du CP de Seysses
Les missions principales du secrétaire SPIP sont :
- Gestion administrative du courrier ;
- Accueil téléphonique du service ;
- Gestion du tableau de l'effectif quotidien des RH du service ;
- Gestion des dossiers arrivants : préparation des dossiers et saisie des affectations aux CPIP sur orientation de la DPIP dans les différents logiciels dédiés (APPI et GENESIS) et Suivi des TAP et DC : tenir à jour les tableaux mentionnant les avis, les dates de décisions et les décisions.
- Réalisation des différentes listes d'activités et programmation d'entretiens avec les partenaires (CAF, CPAM, préfecture) sur orientation des CPIP ;
- Participation à la prise de note des différentes réunions sur la structure ;
- Création et mise à jour de différents les tableaux de statistiques ;
- Archivage ;
- Saisie dans les logiciels APPI et GENESIS ;
- Différentes tâches de secrétariat.
Connaissances :
Maitrise des outils informatiques (Word, Excel)
Connaitre les techniques de classement
Savoir-être :
Etre rigoureux et réactif
Sens des relations humaines
Savoir-faire :
Savoir rendre compte
Sens du travail en équipe
Polyvalence
Sens du service public
Etre organisé et méthodique
