Secrétaire Greffe Milieu Fermé H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Composition et effectifs du service :

33 CPIP ; 1 assistante de service social ; un binôme de soutien ; 3 personnels de surveillance ADP ; 2 secrétaire administratif ; 5 adjoints administratifs ; 1 psychologue de service.

Votre hiérarchie :

1 DFSPIP, 1 adjoint au DFSPIP, , 3 DPIP

Vos interlocuteurs métiers :

Service de l'application des peines - Service de l'exécution des peines - Greffe pénitentiaire

Mission d'accueil et de communication

- Assurer le standard téléphonique

- Accueillir les partenaires et intervenants se présentant au service, à la porte d'entrée du centre pénitentiaire ou à la grille d'accès au local du SPIP

- Contribuer à la diffusion de l'information et de la documentation au sein du service

- Tenir à jour la boîte structurelle du milieu fermé.

Mission de participation à l'organisation du service

- Aviser le cadre du milieu fermé et en son absence celui du milieu ouvert des absences signalées par les agents

- Traiter les courriers internes en provenance des autres services, les courriers externes et les fax.

- Identifier les courriers des personnes suivies avec le nom du CPIP référent et aviser le cadre des courriers des personnes absentes.

- Tenir à jour la base documentaire du service

- Participer aux réunions de service et aux réunions départementales

- Réaliser l'inventaire des fournitures de bureau en milieu fermé et assurer l'approvisionnement régulier du service.

Mission de suivi administratif des dossiers

- Constituer les dossiers des personnes suivies tant matériellement que sur informatique

- Affecter les dossiers sur les logiciels informatiques, notamment Génésis

- Clôturer les dossiers du service sur APPI et mettre à jour le logiciel Appi en cas de fin de suivi

- Archiver les mesures

Transmettre les dossiers clôturés aux SPIP compétents (libération, transfert...)
- Préparer les convocations selon l'art 741-1 du CPP
- Participer à la constitution des dossiers dans le cadre du déploiement du RPO1

Connaissances:
Connaître la législation et la réglementation concernant la gestion des mesures

Savoir-être :
Rigueur, organisation, méthodologie
Respect de la voie hiérarchique

Savoir-faire :
Savoir utiliser le logiciel Appi
Savoir maîtriser les logiciels Word et Excel
Savoir utiliser le serveur Internet et l'Intranet de l'Administration pénitentiaire
Savoir rédiger
Respecter des délais
Faire preuve de disponibilité et réactivité

Le poste d'adjoint administratif chargé de l'accueil en milieu ouvert et du renfort du secrétariat greffe en milieu fermé est placé sous l'autorité hiérarchique du secrétaire administratif.

Les quatre autres adjoints administratifs sont respectivement chargés : du secrétariat-greffe en milieu ouvert (3 postes) ; du secrétariat greffe en milieu fermé ; et de la gestion budgétaire.

L'adjoint administratif chargé de l'accueil en milieu ouvert et du renfort du secrétariat-greffe en milieu fermé exerce des missions d'accueil, de gestion administrative du service, est chargé d'assurer la prise en charge administrative des dossiers des personnes suivies par le SPIP, de l'accueil des partenaires et des intervenants, des relations avec le greffe du TGI et du centre pénitentiaire, et du suivi statistique de l'activité du service.