Assistante de Gestion H/F - France Travail

1. Objectif principal de la mission et conditions d'exercice
Dans le cadre du projet stratégique et en correspondance avec les objectifs annuels définis par la Direction Générale, placé(e) sous la responsabilité de la Manager du Département Back-Office, vous avez la charge de la gestion administrative de plusieurs formations en alternance (environ 700 à 800 alternants).
Vous êtes le relais administratif particulier du Directeur de Département Alternance et des Chargés de Mission Réussite Alternance dans le cadre du périmètre confié.

2. Missions confiées
- Gestion et administration des formations en alternance attribuées selon les procédures en place et la réglementation,
- Élaboration des documents légaux (contrats, conventions, .),
- Relations administratives et suivi des réalisations (abs/présence, suivi qualité, .) avec les Écoles et les Organismes partenaires,
- Contribution à l'animation des relations écoles : réunions de rentrée, remise de diplôme, portes ouvertes etc. en appui du Responsable de département concerné,
- Participation aux opérations de promotion de numiA : salon, animation plateforme IZIA, événements etc.
- Suivi qualité des résultats des Écoles confiées,
Cette liste de missions est non exhaustive et pourra être étayée en fonction des besoins et opportunités.

3. Compétences requises
- Niveau de qualification requis : Bac +2 / Bac +3 en Ressources Humaines ou en Gestion administrative,
- Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel),
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
- Maîtrise de la réglementation autour de l'apprentissage,
- Aisance orale (téléphone),
- Savoir travailler en équipe,
- Savoir s'organiser et gérer les priorités,

Experience: 12 Mois

Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.