Assistant de Direction Juridique H/F - France Travail

Assister et collaborer étroitement avec le Directeur afin de faciliter la mise en oeuvre de sa mission,
Réception et filtrage des appels téléphoniques,
Prise et transmission des messages de la direction,
Elaborer et classement des courriers « arrivée et départ »,
Réceptionner le courrier,
Traitement du courrier à expédier,
Envoi des LRAR et suivi,
Archivage des dossiers et documents,
Tenue des registres des conseils d'administration, des assemblées générales, .
Mise à jour des k-bis et documents administratifs, répertoires des clients, fournisseurs et contacts.
Elaboration des Conseils d'administration et des Assemblées générales, des rapports de gestion, des comptes annuels, des comptes rendus,
Rédaction et gestion des procès-verbaux,
Tenue à jour des registres
Transmettre les actes et documents concernés à la préfecture au titre du contrôle de légalité et, lorsque nécessaire, au greffe du tribunal.
Préparer le tableau des jetons de présence et les courriers correspondants.
Organisation du planning du directeur,
Gestion du planning de l'entretien des locaux et du personnel affecté à l'entretien,
Rédaction de courriers, de rapport, de compte-rendu, prise de note,
Traiter l'information (la collecter, la classer, la mettre à jour),
Assurer la transmission des informations en interne et en externe,
Centraliser le planning des congés,
Transmettre toutes les notes internes du Directeur,
Suivre et traiter quotidiennement les messages reçus par voie électronique,
Organiser les déplacements professionnels,
Préparer et organiser les réunions,
Contrôler et fournir les éléments nécessaires à la mission du Directeur,
Suivi des dossiers d'assurance (attestations, déclaration de sinistre,),
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons,
Viser les factures (assurances, fournitures, consommables, fournitures d'énergie.)
Suivre les conditions d'exécution des contrats du siège en relation avec le département de gestion des contrats et engagements,
Relation avec la Mairie,
Suivre toutes les formations nécessaires et demandées par la Direction,
Recevoir la clientèle et les rendez-vous du directeur,
Mise à jour du répertoire des clients, fournisseurs, contacts,
Veiller à la confidentialité absolue des informations issues de la Direction,
Déposer les documents sur le logiciel xibus selon les procédures établies et en respectant les circuits,
Assurer la veille et le suivi des sinistres : déclaration, transmission des pièces, échanges avec assureurs, courtiers, experts et avocats, relances et suivi des indemnisations.
Examiner les contrats, garanties, plafonds, franchises et exclusions ; identifier les évolutions à déclarer et effectuer la déclaration annuelle du chiffre d'affaires.
Demander, classer et transmettre les attestations d'assurance et les documents annuels relatifs aux véhicules.

Gestion locative :

Suivi des dossiers des locataires (dossier administratif, état des lieux entrée et sortie, appel mensuel de loyers et de charges, régularisation annuelle des charges récupérables en relation avec le service comptable, planification et suivi des travaux à la charge du bailleur, relance des clients, relance des clients en impayés, gestion des contentieux),
Réception des appels et des demandes des locataires,
Gestion du planning de l'entretien des locaux et du personnel affecté à l'entretien,
Suivi de la planification des travaux d'entretien,
Suivi des contrats des prestataires (incendie, barrière automatique, porte de garage.),
Visite hebdomadaire des immeubles

Experience: 5 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Services auxiliaires des transports par eau

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.