Secrétaire Médicale H/F - Arseaa - action solidaire

Acteur régional en Occitanie, l'Arseaa intervient auprès de 17 000 personnes en situation de handicap, en risque d'exclusion, en situation de vulnérabilité...

Notre association forme aussi les futur·e·s professionnel·le·s de l'intervention sociale et les professionnel·le·s en exercice.

1 700 co-élaborateurs-ices et 180 travailleurs-euses d'ESAT investi-e-s au sein de 11 pôles

110 M€ de budget annuel mobilisé

Rejoignez le Pôle Guidance Infantile

MISSIONS PRINCIPALES

En lien avec les valeurs inscrites au Projet Associatif , le Projet de Pôle et d'Etablissement/ Service, l'hopital de jour intersectoriel de soins conjoint parent bébé avec équipe mobile accueille parent et bébé de 0 à 18 mois pour lesquels une ou plusieurs vulnérabilité ( psychosociale, psychiatrique et ou somatiques) ont été repérées et conduisant à des troubles des interractions.

L'Hopital de jour recrute une Secrétaire pour intégrer son hôpital de jour parent-bébé et participer au bon fonctionnement administratif de la structure.

Ses missions:

• Accueillir les familles, les visiteurs et les professionnels de manière bienveillante et professionnelle, en assurant une écoute attentive.
• Gérer la prise de rendez-vous pour les consultations, les réunions et les ateliers, en coordonnant les agendas des équipes.
• Prises de notes, comptes rendus avec utilisation du dictaphone, travaux de classement, bureautique, prise de rendez-vous, ...
• Assurer la gestion administrative des dossiers des usagers : saisie, mise à jour, classement et archivage des documents.
• Répondre aux demandes téléphoniques et par mail, orienter et fournir les informations nécessaires aux familles et aux professionnels.
• Participer à la gestion des commandes de matériel, des fournitures et de la logistique interne.
• Collaborer avec l'équipe pluridisciplinaire pour garantir la fluidité des échanges et des informations au sein de la structure.
• Assurer conjointement avec le médecin et la cadre de santé la gestion de la liste d'attente, des candidatures, préadmissions, des rendez-vous de suivi et des réunion (tableaux, anticiper les rendez-vous et les réunions...).

Lieu d'exercice principal : Pôle Guidance Infantile - HDJ PARENTS/BEBES - UNITE DE LIAISON EN PERINATALITE-CAPPA - TOULOUSE (31).

PRÉREQUIS TECHNIQUES

• Formation de niveau 4.
• Expérience souhaitée.
• Connaissances générales des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de l'outil informatique.

COMPÉTENCES & QUALITÉS

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.
• Autonomie, capacités d'initiative et d'organisation.
• Maîtriser les nouvelles techniques de l'informatique et de la communication.
• Capacité à s'inscrire dans une équipe pluridisciplinaire