Assistant·e de Direction - Mairie de Roubaix H/F - Communes

La Ville de Roubaix recrute un(e) Assistant(e) de direction auprès de la Directrice générale adjointe du pôle Accélération des Dynamiques Urbaines Durables.
Au sein du pôle Accélération des Dynamiques Urbaines Durables, l'Assistant(e) de direction apporte une assistance permanente à la Directrice générale adjointe et à l'équipe de direction. Véritable relais organisationnel, il/elle contribue au bon fonctionnement du pôle, à la circulation de l'information et à la coordination avec les différents services de la collectivité.

Assurer le secrétariat et l'assistance de direction
* Gérer et organiser l'agenda
* Réceptionner, filtrer et orienter les appels téléphoniques et les sollicitations physiques
* Traiter, trier et diffuser le courrier et les courriels
* Rédiger des courriers, notes, comptes rendus de réunions et autres documents administratifs
* Réceptionner, traiter et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement de la direction
* Assurer le suivi des échéances et des dossiers confiés à la direction
Organiser les réunions, instances et déplacements
* Préparer et organiser les réunions : convocations, ordres du jour, préparation des dossiers, comptes rendus,...
* Accompagner la préparation et le suivi d'instances, commissions, conseils municipaux...
* Organiser la logistique des réunions, déplacements et événements
* Assurer la gestion des besoins matériels et organisationnels liés aux différentes activités de la direction
Assurer le suivi administratif et la coordination
* Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers administratifs et de gestion
* Assurer l'interface entre la DGA, les élus, les services municipaux et les différents interlocuteurs institutionnels
* Faciliter la circulation et la transmission des informations au sein de la collectivité
* Assurer un suivi administratif et financier des activités de la direction, notamment en matière de comptabilité et de préparation budgétaire
* Participer à la préparation et au suivi des actes administratifs et des dossiers relevant de la direction
Participer à un collectif de travail d'assistance de direction
* Contribuer à la diffusion des bonnes pratiques professionnelles au sein des différents pôles
* Organiser la suppléance entre assistant.es de direction dans les périodes de congés

Vos compétences et savoir-faire
* Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.
* Excellentes capacités rédactionnelles et très bonne maîtrise de l'orthographe.
* Maîtrise des techniques de rédaction administrative.
* Capacité à organiser et hiérarchiser les priorités, à gérer les urgences et à prendre des initiatives.
* Connaissance de l'environnement institutionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Connaissance de la Fonction publique territoriale, de son statut, ainsi que des droits et obligations des fonctionnaires.
* Connaissance des règles relatives à l'élaboration et au suivi des actes administratifs (délibérations, arrêtés, etc.).
* Aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés.
* Une expérience en secrétariat ou assistance de direction, idéalement au sein d'une collectivité territoriale, serait appréciée.
Vos qualités professionnelles
* Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité, compte tenu de la nature des informations traitées.
* Rigueur, organisation et méthode.
* Autonomie et polyvalence.
* Réactivité et capacité d'adaptation.
* Disponibilité et sens des priorités.
* Excellentes qualités relationnelles et sens de l'accueil.
* Goût du travail en équipe et aptitude à travailler avec des interlocuteurs de niveaux et fonctions variés.
* Sens du service public et intérêt pour l'action des collectivités territoriales.
Ce que nous attendons de vous
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre fiabilité et votre capacité à anticiper. Vous savez gérer plusieurs dossiers simultanément, respecter des délais parfois contraints et faire preuve de diplomatie dans vos relations avec les différents interlocuteurs.
Doté(e) d'un excellent relationnel et d'un grand sens de la confidentialité, vous souhaitez mettre vos compétences au service de l'action publique locale et contribuer au bon fonctionnement de l'administration municipale.
Informations complémentaires :
Amplitude horaire : 38h/semaine
Niveau de recrutement : Cadre d'emploi des rédacteurs
Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix