Assistant de Direction H/F - Sas Execast Recruitment
- Paris 2e - 75
- CDI
- Sas Execast Recruitment
Les missions du poste
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, une start-up française bien implantée dans le secteur de l'IA :
Un(e) Executive Assistant auprès des Co-fondateurs
Dans le cadre d'une création de poste, au sein de cette société en développement, vos missions sont les suivantes :
- Le suivi et l'organisation intelligente d'agenda très complexe et mouvant des deux Co-fondateurs
- La préparation complète des déplacements en France comme à l'étranger : vols, hôtels, taxis, fiches de déplacements
- La coordination et préparation des rendez-vous à l'étranger, déjeuners, diners d'affaires avec des personnalités publiques, VIP du monde des affaires ou de la haute administration Française.
- L'organisation et la préparation de réunions, la coordination des comités et rédaction de compte rendus et la relecture de documents
- La coordination avec les équipes des bureaux à l'étranger
- La mise à jour de contacts, le traitement des notes de frais et suivis de la facturation
- La coordination et l'organisation d'évènements internes (soirées de Noël, diners, séminaires etc) : avec le budget alloué, vous êtes force de proposition, et présenter un programme de A à Z
Pour le bureau de Paris, vous tenez également quelques missions d'Office Management :
- L'accueil physique et téléphonique des prestataires ou clients.
- La commande des fournitures et des consommables, suivi de contrats
- Point de contact des prestataires / fournisseurs : matériel IT, mobiles etc.
A ce poste, la langue de travail est l'anglais. Vous travaillez en étroite collaboration avec la Directrice des Opérations.
Vous disposez de minimum de 8 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d'un ou plusieurs Managers. Idéalement vous avez une première expérience en start up / scale up.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d'initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements start up : votre agilité, souplesse, et proactivité vous serviront !
Votre sens du détail et de l'organisation fait de vous, un As de l'anticipation ! Rien n'échappe à votre vigilance. Vous savez faire et défaire des sujets, et savez-vous montrer souple et agile face aux imprévus !
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous disposez d'un très bon niveau d'anglais à l'écrit comme à l'oral.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes.
Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes de la société. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel.
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc)
Un(e) Executive Assistant auprès des Co-fondateurs
Dans le cadre d'une création de poste, au sein de cette société en développement, vos missions sont les suivantes :
- Le suivi et l'organisation intelligente d'agenda très complexe et mouvant des deux Co-fondateurs
- La préparation complète des déplacements en France comme à l'étranger : vols, hôtels, taxis, fiches de déplacements
- La coordination et préparation des rendez-vous à l'étranger, déjeuners, diners d'affaires avec des personnalités publiques, VIP du monde des affaires ou de la haute administration Française.
- L'organisation et la préparation de réunions, la coordination des comités et rédaction de compte rendus et la relecture de documents
- La coordination avec les équipes des bureaux à l'étranger
- La mise à jour de contacts, le traitement des notes de frais et suivis de la facturation
- La coordination et l'organisation d'évènements internes (soirées de Noël, diners, séminaires etc) : avec le budget alloué, vous êtes force de proposition, et présenter un programme de A à Z
Pour le bureau de Paris, vous tenez également quelques missions d'Office Management :
- L'accueil physique et téléphonique des prestataires ou clients.
- La commande des fournitures et des consommables, suivi de contrats
- Point de contact des prestataires / fournisseurs : matériel IT, mobiles etc.
A ce poste, la langue de travail est l'anglais. Vous travaillez en étroite collaboration avec la Directrice des Opérations.
Vous disposez de minimum de 8 ans d'expérience sur un poste similaire auprès d'un ou plusieurs Managers. Idéalement vous avez une première expérience en start up / scale up.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité, votre capacité à débloquer des situations par vos prises d'initiatives. Vous êtes particulièrement dynamique et efficace. Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de professionnalisme. Vous connaissez les codes des environnements start up : votre agilité, souplesse, et proactivité vous serviront !
Votre sens du détail et de l'organisation fait de vous, un As de l'anticipation ! Rien n'échappe à votre vigilance. Vous savez faire et défaire des sujets, et savez-vous montrer souple et agile face aux imprévus !
Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans un contexte international. Vous disposez d'un très bon niveau d'anglais à l'écrit comme à l'oral.
Vous êtes connu(e) pour votre rigueur, votre réactivité, votre sens de l'anticipation et de l'organisation ainsi que des priorités dans votre quotidien. Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes.
Vous aimez faire circuler un bon esprit de collaboration avec les partenaires internes et externes de la société. Vous faites circuler un esprit positif, convivial et professionnel.
EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc)