Assistant de Direction H/F - Atorus Executive

Le poste

En votre qualité d'Assistant(e) H/F, rattaché(e) à la fondatrice, vous assurerez les missions principales suivantes :

1. Gestion de l'agenda et organisation

- Gestion complète de l'agenda de la fondatrice (RDV clients, candidats, calls, déjeuners)
- Confirmation des rendez-vous auprès des deux parties (J-1) et rappels
- Arbitrage des priorités et résolution des conflits d'agenda
- Relance et reprogrammation en cas d'annulation/report

2. Facturation et suivi administratif et financier

- Émission des factures clients (Pennylane)
- Suivi des règlements et relances clients
- Traitement des notes de frais
- Suivi de la facturation des missions de transition (CRA, déclenchement de facturation)

3. Rédaction et gestion de documents

- Rédaction de contrats à partir de templates existants (mandats, contrats de transition)
- Mise en forme et diffusion des comptes rendus (RCVS, prises de référence)
- Classement et archivage des documents contractuels

4. Organisation d'événements

- Organisation logistique des événements du cabinet (conférences, afterworks, séminaires internes)
- Coordination des prestataires (lieux, traiteurs, intervenants)
- Suivi budgétaire des événements

5. Communication digitale

- Publication de contenus LinkedIn (rythme hebdomadaire, citations et actualités du cabinet)
- Veille sur la présence digitale du cabinet
- Appui à la création de supports de communication

6. Support polyvalent

- Gestion des e-mails entrants et tri des priorités
- Réception des colis, gestion des fournitures et relation avec les prestataires du cabinet
- Accueil ponctuel des visiteurs

Profil

- Bac +2 à Bac +5, formation en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent
- 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire. Une expérience en petite structure ou environnement PME est fortement privilégiée.

Compétences techniques

- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Google / Microsoft Office)
- Connaissance d'un logiciel de facturation (Pennylane apprécié)
- Aisance avec les outils de gestion de type ATS/CRM (Jarvi apprécié)
- Bonne maîtrise de LinkedIn (usage professionnel)

Savoir-être

- Rigueur, sens de l'organisation et de la priorisation
- Discrétion et sens de la confidentialité (dossiers clients/candidats sensibles)
- Excellent relationnel, écrit et oral professionnel
- Autonomie et capacité à anticiper les besoins de la fondatrice
- Réactivité face aux imprévus (annulations, urgences agenda)

L'entreprise :

Atorus Executive est un cabinet de recrutement spécialisé dans le management de transition et le recrutement en urgence de cadres dirigeants. Nous recrutons pour toutes fonctions juridiques.

Chez Atorus Executive, nous partons de votre besoin pour composer ensemble une solution sur mesure.

Atorus Executive recherche activement, un(e) Assistant(e) H/F pour rejoindre notre entreprise.

Dans un contexte de remplacement, nous recherchons une personne pour renforcer son équipe. Le(a) candidat(e) doit avoir de bonnes compétences techniques et de grandes capacités de communication.

Le poste est un CDI et sera basé à Paris (75).