Gestionnaire Facturation H/F - Le CabRH

Une entreprise de 250 collaborateurs leader dans son domaine

L'Assistant de gestion assure prioritairement la gestion administrative et comptable des activités du Service Maintenance. Il/elle prend en charge la préparation, le suivi et la fiabilisation des bons de commande et des factures dans SAGE, dans le respect des procédures internes, des circuits de validation et des délais de traitement.

Le poste constitue un renfort opérationnel principalement centré sur les activités de gestion du service de la maintenance de la Direction de la Performance. Les missions d'appui à d'autres services de la Direction de la Performance et des Équipements restent accessoires et sont réalisées selon les priorités définies par le responsable hiérarchique.

Gestion des bons de commande dans SAGE :

Créer et mettre à jour les bons de commande dans SAGE à partir des demandes validées.

Vérifier la complétude des informations nécessaires : fournisseur, imputation, centre de coût, marché ou contrat, montant et pièces justificatives.
Appliquer les circuits de validation et les délégations de signature définis par l'entreprise.
Suivre l'avancement des bons de commande jusqu'à leur validation et relancer les interlocuteurs concernés en cas de blocage.
Assurer la traçabilité des demandes, modifications, validations et engagements.

Traitement et suivi des factures :

Réceptionner, contrôler et rapprocher les factures des bons de commande et des éléments de service fait.
Identifier les écarts, rejets ou anomalies et coordonner leur résolution avec les équipes Maintenance, la DAF et les fournisseurs.
Suivre les factures dans SAGE jusqu'à leur mise en paiement.
Tenir à jour les états de suivi et alerter sur les factures en attente, les échéances et les risques de retard.
Contribuer à la résorption des stocks de dossiers en attente et à la prévention de leur reconstitution.

Suivi administratif et budgétaire du Service Maintenance :

Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire et analytique du service.
Suivre les engagements, consommations et soldes disponibles en lien avec les responsables concernés.
Préparer les éléments de reporting nécessaires au pilotage administratif du service.
Classer et archiver les pièces administratives et financières selon les règles en vigueur.

Coordination et continuité de service :

Travailler en coordination étroite avec les équipes du Service Maintenance et de la Direction Administrative et Financière.
Partager les informations utiles et documenter les modes opératoires afin de garantir la continuité de traitement.
Signaler sans délai toute difficulté affectant un circuit de validation, un engagement ou le paiement d'une facture.
Participer aux points de suivi organisés avec le responsable hiérarchique et les interlocuteurs de la DAF.

Maîtrise opérationnelle de SAGE, impérative, notamment pour la création et le suivi des bons de commande, le traitement des factures et les workflows de validation.
Bonne compréhension des processus achats, engagements, facturation et mise en paiement.
Maîtrise d'Excel pour produire et fiabiliser des tableaux de suivi.
Maîtrise des outils bureautiques Microsoft 365 : Outlook, Word et Teams.
Capacité à appliquer des procédures, des délégations et des circuits de validation.