Secrétaire H/F - FONDATION FRANCO BRITANNIQUE DE SILLERY

?? Pourquoi rejoindre la Fondation Franco-Britannique de Sillery ?

En rejoignant notre équipe, vous faites le choix d'un cadre de travail stable et structuré , au sein d'un établissement reconnu pour ses valeurs humaines et la qualité de ses prestations.

Ce que nous vous offrons :

?? Un accompagnement dès votre arrivée : parcours d'intégration personnalisé et équipe disponible pour vous accompagner dans votre prise de poste.
?? Développez vos compétences : accès à la formation continue et possibilité d'évolution professionnelle.
?? Une équipe engagée et bienveillante : travail en collaboration avec des professionnels investis et des missions qui ont du sens.
?? Un poste varié et responsable : vous bénéficiez d'une réelle autonomie dans vos missions et participez activement aux projets de l'établissement.

?? Un environnement de travail privilégié : Vous exercerez sur le magnifique domaine du Château de Sillery à Épinay-sur-Orge, un site historique et verdoyant, offrant un cadre de travail apaisant (avec parking gratuit sur place).

?? Un véritable équilibre de vie : Des plannings anticipés et une organisation du travail qui respecte votre vie personnelle.

?? Du sens au quotidien : Votre travail contribue directement au bien-être et au confort de nos résidents.

?? Un forfait social attractif : reprise de votre ancienneté, et avantages liés au CSE.

Vos missions

Rattaché(e) à la Direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif du siège et travaillez en lien étroit avec les différents établissements et services (Comptabilité, Entretien, Communication, Direction générale).

Vos missions se structurent autour de 4 grands axes :

1. Accueil & Secrétariat général

• Assurer l'accueil physique et téléphonique, renseigner et orienter les interlocuteurs.
• Gérer le courrier, les colis (entrants/sortants) et la boîte e-mail générique de la Fondation.
• Rédiger et mettre en page divers documents : courriers, notes de service, ordres du jour, comptes-rendus.
• Gérer les stocks et commandes de fournitures de bureau, photocopies et besoins logistiques simples.
• Assurer le classement et l'archivage (numérique et physique) des documents.

2. Gestion des flottes & Logistique

• Flotte automobile : Suivi et mise à jour de la flotte en lien avec les prestataires, gestion des prêts/locations de véhicules et minibus, rédaction des conventions, refacturation et traitement des contraventions (désignations/contestations).
• Flotte téléphonie : Suivi des lignes et du parc mobile, contrôle de la facturation détaillée en lien avec le service comptabilité.
• Prêt de matériel : Suivi et refacturation en lien avec le service entretien mutualisé.

3. Gestion administrative transverse & Assurances

• Centraliser et suivre les dossiers d'assurances (tous types de sinistres) en lien avec les établissements et les courtiers/assureurs.
• Gérer les conventions d'accueil et d'occupation temporaire (ex. : groupes scouts, centres de loisirs, mairie).
• Traiter le volet dons : émission des reçus fiscaux et courriers de remerciements en lien avec la comptabilité.

4. Appui à la Direction et vie du site

• Tenir à jour les calendriers partagés (événements internes, astreintes de la Fondation).
• Centraliser les demandes de congés du siège pour la Direction générale.
• Effectuer les réservations ponctuelles (salles, repas, plateaux repas).
• Être le relais d'information pour les prestations ménage en lien avec les usagers.

Demander et centraliser les devis pour le service Communication

Profil recherché

• Formation : Bac +2 validé en gestion administrative / secrétariat (BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT Gestion ou équivalent).
• Expérience : Vous justifiez d'une première expérience réussie (stage/alternance inclus ou poste similaire de 1 à 3 ans).

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, fonctions de base d'Excel, Outlook).
• Excellente expression écrite et orale (qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable).
• Aisance avec les outils collaboratifs et la gestion de boîtes mails partagées.

Savoir-être :

• Organisation, rigueur et autonomie dans le suivi de multiples dossiers.
• Sens du service, discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Aisance relationnelle et esprit d'équipe.
• Polyvalence, flexibilité et sens des priorités