Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Cooperative D'initiative Jeunes
- Bastia - 2B
- CDD
- Cooperative D'initiative Jeunes
Les missions du poste
La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est une couveuse / Coopérative d'Activités et d'Emploi dédiée à l'accompagnement de personnes ayant un projet de création, reprise d'entreprise, et d'entrepreneurs en activité.
La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est également organisme de formation/ CFA.
La Coopérative recherche un(e) Assistant administratif / Assistante administrative.
L'Assistant administratif / Assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de la structure. Il prend en charge le suivi des dossiers, la gestion documentaire, l'accueil des interlocuteurs et participe à l'organisation des activités afin de garantir un service efficace et de qualité.
VOS MISSIONS
1. Facturation
- Établir les devis, factures et avoirs.
- Contrôler les éléments de facturation avant émission.
- Assurer le suivi des règlements et des relances.
- Mettre à jour les tableaux de suivi de la facturation.
2. Validation des notes de frais
- Contrôler les notes de frais transmises
- Vérifier la conformité des justificatifs et le respect de la politique de remboursement.
- Valider les demandes ou les transmettre pour validation hiérarchique.
3. Préparation et suivi des dossiers
- Constituer les dossiers administratifs et vérifier leur complétude.
- Contrôler la conformité des pièces justificatives.
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur validation ou leur clôture.
4. Suivi qualité
- Veiller à l'application des procédures qualité de la structure.
- Contrôler la conformité documentaire des dossiers.
- Participer à la préparation des audits et contrôles.
- Mettre à jour les indicateurs qualité et les tableaux de bord.
- Participer à la mise en oeuvre des plans d'actions d'amélioration continue.
5. Gestion administrative courante
- Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels.
- Rédiger les courriers et documents administratifs.
- Classer et archiver les dossiers.
- Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi.
- Apporter un appui administratif aux différents services.6. Appui aux équipes
- Assister les différents services dans leurs tâches administratives.
- Participer à la préparation des reportings.
- Réaliser diverses tâches administratives selon les besoins de la structure.
La politique de l'entreprise est d'inscrire le contrat dans la durée.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Compétences: Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.