Charge Accueil H/F - Mairie

La commune d'EGUISHEIM recherche dans le cadre d'un remplacement temporaire d'un agent en arrêt maladie d'une durée d'environ 3 mois : 1 CHARGE(E) D'ACCUEIL (H/F)

Premier visage de la commune et maillon essentiel du secrétariat, l'agent d'accueil assure le lien quotidien avec nos administrés et garantit la qualité du service rendu à la population. C'est tout le sens de ce poste en remplacement ! Votre rôle consistera, sous l'autorité directe du secrétaire général de mairie, à assurer les missions ci-dessous, en rapport essentiellement avec l'accueil :

Accueil et relation citoyenne :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie : écoute, conseil, soutien et réponse aux demandes simples ;
- Effectuer la primo-orientation du public, prendre les messages et hiérarchiser les demandes selon leur degré d'importance et d'urgence.

Voirie/stationnement :

- Voirie : Information du public sur la réglementation locale applicable en la matière, délivrance des macarons de stationnement ;
- Traitement des R.A.P.O. (recours administratifs préalables obligatoires) en matière de stationnement.

Gestion des salles et équipements communaux :

- Agent référent des locations de salle : gestion des contrats de location, tenue de l'agenda partagé, suivi des états des lieux ;
- Gestion des prêts de matériels (suivi des cautions/paiement) ;
- Concours à la tenue de la régie des produits divers (dont locations de salles).

Population, état civil et action sociale :

- Concours à la tenue du fichier population et des registres d'état civil ;
- Recensement citoyen - tous actes d'administration s'y rapportant (convocations, déclarations trimestrielles, diplômes.) ;
- Suivi de la base d'adresses locales ;
- Attestations d'accueil : réception et suivi des dossiers, vérifications ;
- Plan d'alerte et d'urgence : participation au suivi des procédures en cas de déclenchement (échanges téléphoniques avec les personnes âgées).

Secrétariat polyvalent et communication institutionnelle :

- Rédaction, saisie, mise en forme et édition de courriers et documents administratifs de toute nature ;
- Concours au lancement d'envois en nombre (invitations, diffusions diverses.) ;
- Concours à la tenue réglementaire des registres municipaux (délibérations, arrêtés municipaux : numérotation, tableau récapitulatif, reliures) ;
- Classement/archivage de documents.

Divers - missions exercées, selon profil et en appui ou en suppléance :

- Urbanisme : réception et traitement de dossiers courants (certificats d'urbanisme, déclarations préalables.) : enregistrement, accusés de réception, affichage réglementaire et suppléance (lors des absences de l'agent référent) ;
- Finances : concours à la tenue de la comptabilité (saisie de mandats, création de tiers fournisseurs, de bons de commande, etc. ) ;
- Cimetière (primo-accueil) : renseignement des familles, identification des concessions et attribution de nouvelles concessions (en appui).

Temps de travail :

- 35h00/semaine en horaires variables sur 4,5 jours du lundi au vendredi (mercredi après-midi libre.)

Avantages :

- Régime indemnitaire ;
- Remboursement à hauteur de 75 % d'un abonnement/titre de transport en commun ;
- Forfait mobilité durable ;
- 13ème mois ;
- Prévoyance avec participation de l'employeur ;
- Mutuelle santé : participation aux frais de cotisation si adhésion à une mutuelle labellisée ;
- Adhésion au Groupement d'Action Sociale du Haut-Rhin.

Conditions du poste :

- Type de contrat : CDD - Temps complet (remplacement arrêt maladie).
- Date de prise de fonction : Dès que possible.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques,Connaissances environnement collectivités FPT,Connaissances règles d'état civil,Connaissances en urbanisme

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.