Gestionnaire Secretariat - ma Amiens H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

· Rédaction des actes de délégation

· Suivi du plan de classement

· Traitement du rapport d'activité de l'établissement

· Suivi des délégations de signatures

· Gestion des autorisations d'accès sous le logiciel GSE

· Suivi des suspensions et suppressions des permis de visites

· Gestions des habilitations des personnels médicaux

· Gestions des agréments des aumôniers

· Suivi du plan de classement et archivage documentaire

· Mise à jour du tableau relatif à la gestion documentaire de la labélisation

Composition et effectifs du service :

1 secrétaire administratif et 1 Adjoint administratif

Votre hiérarchie :

Chef d'Etablissement

Vos interlocuteurs métiers :

Autorité judiciaire, direction Interrégionale, Chef d'Etablissement

Vos activités principales :

· Organisation de la continuité du service de la continuité de service secrétariat de direction

· Gestion du standard téléphonique et de l'accueil physique des RDV du Chef d'établissement ou de son adjointe.

· Saisie du courrier de la direction

· Frappe des notes de service d'information à la population pénale et diffusion au personnel

· Diffusion des informations générales

· Diffusion des convocations et des comptes rendus des CPU

· Rédactions des PV des réunions

· Organisation, participation et suivi des réunions: conseil d'évaluation, cérémonie d'installation, etc...

· Suivi de l'agenda du chef d'établissement et de son adjointe (congés prévisionnels, formations, RDV extérieurs, réunions...) pour fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes

· Suivi des permanences et astreintes

· Suivi du planning d'occupation de la salle de réunion située au RDC et des réservations de véhicules

· Tenir à jour les répertoires téléphoniques (personnels, partenaires et instances officielles) et les partager dans le serveur commun

Nombre d'agents à encadrer

A B C 1 ? Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON ?

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Téléphone, Logiciel GENESIS et GSE, Messagerie OUTLOOK

Connaissances

outils de bureautique (EXCEL, WORD)
Techniques de secrétariat
Classement, archivage

Savoir-faire

Sens de l'organisation
Mettre en oeuvre des procédures
Sens de l'organisation
Réactivité


Savoir-être

Discrétion - Faculté d'Adaptation -
Sens du Service Public