Assistant de Direction H/F - Jean Paul Galibert Institut

VOS MISSIONS


ASSISTANAT DE DIRECTION ET ORGANISATION

* Assister la direction dans la gestion et l'organisation quotidienne de
l'entreprise.
* Gérer les agendas, rendez-vous et différentes échéances.
* Préparer et organiser les réunions internes et rendez-vous professionnels.
* Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus et différents
documents administratifs.
* Assurer le suivi des demandes et dossiers confiés par la direction.
* Centraliser les informations importantes et veiller à leur bonne transmission
auprès des différents interlocuteurs.


GESTION ADMINISTRATIVE

* Assurer le suivi administratif courant de l'entreprise.
* Gérer, classer et archiver les différents documents et dossiers.
* Participer au suivi des contrats, fournisseurs, prestataires et partenaires.
* Assurer le traitement des courriers, mails et appels nécessitant une prise en
charge administrative.
* Veiller au respect des différentes échéances administratives.
* Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi nécessaires au pilotage
de l'activité.


COORDINATION INTERNE

* Faire le lien entre la direction et les différents services de l'entreprise.
* Faciliter la transmission des informations entre les équipes commerciales,
techniques, administratives et la direction.
* Suivre l'avancement des dossiers nécessitant l'intervention de plusieurs
services.
* Identifier les éventuels points de blocage et les faire remonter à la
direction.
* Participer à l'amélioration et à la structuration des procédures internes.


SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Selon votre expérience et l'organisation de l'entreprise, vous pourrez également
intervenir sur :

* Le contrôle et le suivi de certains éléments de facturation.
* Le rapprochement et la transmission des pièces administratives et comptables.
* Le suivi des règlements et des échéances.
* La préparation des éléments destinés au cabinet comptable.
* Le suivi administratif de certains dossiers clients, fournisseurs ou
partenaires.

Vous justifiez idéalement d'une expérience réussie sur une fonction
d'Assistant(e) de Direction, Assistant(e) Administratif(ve) polyvalent(e) ou
Office Manager, acquise de préférence au sein d'une PME.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons une personne capable de devenir un
véritable point d'appui pour la direction.

Vous êtes reconnu(e) pour :

* Votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets
simultanément.
* Votre rigueur et votre fiabilité dans le suivi des dossiers.
* Votre autonomie et votre capacité à prendre des initiatives dans votre
périmètre.
* Votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer avec des
interlocuteurs variés.
* Votre discrétion et votre respect de la confidentialité.
* Votre capacité à hiérarchiser les priorités et à gérer les imprévus.
* Votre bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques.

Une expérience dans une PME de la menuiserie, de l'amélioration de l'habitat ou
dans un environnement comprenant des équipes commerciales et techniques
constituera un véritable atout.


CE QUE NOUS RECHERCHONS AVANT TOUT

Ce poste s'adresse à une personne polyvalente, structurée et impliquée, qui
apprécie les environnements PME où les journées sont variées et où chacun joue
un rôle concret dans le bon fonctionnement de l'entreprise.

Vous devrez être capable de prendre en charge vos missions avec autonomie tout
en sachant rendre compte à la direction et travailler en collaboration avec
l'ensemble des équipes.

Votre capacité à anticiper, organiser et apporter des solutions sera
particulièrement appréciée.


POURQUOI REJOINDRE L'ENTREPRISE ?

* Une PME reconnue dans son secteur d'activité.
* Un poste central au contact direct de la direction.
* Des missions variées avec une réelle autonomie.
* Une proximité quotidienne avec les différents métiers de l'entreprise.
* La possibilité de contribuer directement à l'organisation et à l'amélioration
du fonctionnement interne.
* Une entreprise à taille humaine où votre rôle aura un impact concret.