Office Manager H/F - Compagnie de Phalsbourg

À propos de la Compagnie de Phalsbourg

Fondée en 1989 par Philippe JOURNO, la Compagnie de Phalsbourg est un leader de l'immobilier commercial et urbain en France. Réputée pour son esprit d'innovation et son audace architecturale, l'entreprise conçoit des projets d'exception alliant excellence, créativité et durabilité. Avec des réalisations emblématiques comme L'Atoll à Angers, Waves à Metz et The Village Outlet à Lyon, la Compagnie réinvente les entrées de ville et crée des espaces de vie uniques. Elle développe des quartiers mixtes, des centres commerciaux de nouvelle génération, des hôtels de prestige et des bureaux iconiques. Son objectif : créer des lieux inspirants et durables, à forte valeur ajoutée pour les territoires et leurs habitants. Passionnée par l'innovation et l'engagement environnemental, la Compagnie de Phalsbourg recherche des talents qui partagent ses valeurs d'excellence.

Nous recherchons une personne incarnant l'élégance, la fiabilité et le sens du service pour devenir l'un des premiers visages de la Compagnie de Phalsbourg au sein de notre siège situé Place Vendôme.
Un rôle clé, mêlant accueil haut de gamme, organisation interne et coordination opérationnelle dans un cadre unique.

Missions principales :

Accueil haut de gamme
- Offrir un accueil physique et téléphonique irréprochable, alliant professionnalisme, discrétion et élégance ;
- Gérer les arrivées des visiteurs, partenaires et clients en étroite coordination avec le back office de Monsieur Journo ;
- Garantir un espace d'accueil impeccable, raffiné et parfaitement aligné avec l'image de l'entreprise.

Gestion du bureau & organisation du siège
- Assurer l'ouverture quotidienne du site et veiller au bon fonctionnement des installations ;
- Superviser les équipements et les approvisionnements des espaces communs ;
- Gérer les commandes de fournitures et maintenir un stock optimal ;
- Garantir la tenue irréprochable des salles de réunion et des espaces de vie en lien avec le back office de Monsieur Journo et le service Ressources Humaines ;
- Collaborer quotidiennement avec les équipes internes afin d'assurer une organisation fluide et efficace du siège.

Gestion administrative & logistique
- Traiter le courrier et les colis, incluant les envois recommandés avec AR et la transmission des accusés au service juridique ;
- Organiser les déplacements professionnels (hôtels, trains, avions, taxis) pour les équipes ;
- Réaliser diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Appui aux événements internes
- Participer à la préparation et au bon déroulement des événements internes, dans un esprit convivial et professionnel en lien avec le back office de Monsieur Journo et le service Ressources Humaines.

Gestion de la flotte automobile
- Suivre l'ensemble des véhicules de l'entreprise : documents, assurances, maintenance, réparations, en lien avec le back office de Monsieur Journo et le service patrimoine ;
- Gérer les prestataires associés et coordonner interventions et disponibilités.

Support à l'intendance
- Gérer les équipements du site au quotidien : fontaines à eau, machines à café et autres installations, en s'assurant de leur bon fonctionnement et en coordonnant les réparations si nécessaire ;
- Assurer le suivi administratif : traitement des devis, bons de commande, validation et suivi des factures liées aux prestataires et aux travaux du site en lien avec le service patrimoine et comptabilité ;
- Apporter un soutien ponctuel sur tout autre aspect de l'intendance lorsque quelque chose ne fonctionne plus ou nécessite une intervention rapide.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Anglais exigé,Russe exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Promotion immobilière d'autres bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.