Assistant de Direction H/F - Gutenberg Agency

Envie de rejoindre une agence où créativité, innovation et esprit d'équipe font la différence ?

Bienvenue chez Gutenberg, agence de communication et de production de contenus cross-média, engagée RSE.

Depuis plus de 50 ans, nous accompagnons les plus grandes marques dans les univers food, mode, luxe, retail et services.

Chaque jour, nos équipes imaginent et produisent des contenus inspirants, engageants et porteurs de valeur.

Nos expertises : création, production cross-média, production graphique, packaging, print management.

Nos valeurs : ?? esprit pionnier ?? engagement collectif ?? performance ?? excellence métier

Assistanat de Direction et support au COMEX

Assistanat exécutif

• Gestion complexe des agendas de la Direction et des membres du COMEX.
• Organisation et coordination des rendez-vous, réunions, déjeuners et dîners professionnels.
• Planification et organisation des réunions du COMEX.
• Gestion des signatures, courriers, contrats et documents confidentiels.
• Coordination des agendas et arbitrage des priorités.

Support administratif et organisationnel

• Réalisation des tâches administratives courantes.
• Organisation des déplacements professionnels en France.
• Réservation et coordination des voyages des membres du COMEX.
• Accueil et intégration des nouveaux membres du COMEX.

Organisation d'événements internes de Direction

• Organisation logistique des comités, séminaires et réunions stratégiques :
• Gestion et suivi des budgets associés.
• Coordination des prestataires externes.

Échange avec les prestataires

• Interface avec le prestataire de paie.

Gestion budgétaire et financière

• Validation de certaines dépenses selon les délégations établies.
• Suivi des budgets confiés.
• Réalisation de reportings réguliers auprès du contrôle de gestion.
• Participation à l'optimisation des dépenses.
• Réalisation de benchmarks fournisseurs et recherche de solutions adaptées ou plus économiques.

Support Développement, Communication & Relations Clients

• Aide à l'organisation des initiatives commerciales et marketing.
• Mise à disposition et suivi des contrats clients.
• Accompagnement administratif des réponses aux RFI et appels d'offres.
• Coordination de projets clients et de fidélisation : cadeaux de fin d'année, cartes de voeux, événements clients, campagnes d'emailing, enquêtes et questionnaires.

Support RH et Communication Interne

• Mise à jour de l'intranet.
• Garant(e) de la bonne application de la charte graphique : Supports administratifs, Papeterie, Signalétique.
• Rédaction et diffusion de communications internes.
• Contribution à l'animation de la vie de l'agence et des initiatives inter-sites.
• Coordination avec les équipes en charge de l'animation interne.
• Suivi budgétaire des actions menées et reporting associé pour tous les sites en lien les RH.
• Organisation des événements collaborateurs : Pots de départ, collectes solidaires, événements internes, moments de convivialité.

Support Facility Management et Services Généraux

• Support administratif aux services généraux.
• Rédaction et mise en oeuvre de procédures internes.
• Accompagnement des équipes dans la formalisation et l'amélioration des processus.
• Gestion de la documentation des Services Généraux.
• Gestion de l'archivage physique et numérique.
• Participation à l'organisation et au suivi : des déménagements, des aménagements d'espaces, des travaux, de la décoration et de la signalétique des sites.
• Accompagnement de l'installation des collaborateurs dans leur nouvel environnement de travail.

Gestion des outils et points d'entrée administratifs

Assurer le suivi et la gestion des différents canaux et plateformes administratives :

• Adresse e-mail générique.
• Plateformes de dépôt des documents obligatoires.
• Infogreffe.
• Maileva.
• La Poste et services associés.
• Outils de gestion documentaire.

Intégration de la politique RSE

• Respect des politiques internes RH/RSE/Achats Responsables/cadeaux & invitations et des chartes attenantes Ethique/Informatique
• Respect des chartes PEFC/FSC
• Respect des droits d'images/police/marque, préconisation des fournisseurs référencés
• Application des fiches méthodes mises en place
• Au bureau : Limitation de ses consommations énergétiques, réalisation du tri sélectif, réduire ses impressions, privilégier le covoiturage
• Respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité : mise en veille de son écran lors des pauses, respect des procédures de confidentialité

Les compétences :

• Maitrise approfondie de son domaine : Capacité à mobiliser ses connaissances et compétences avec fiabilité, autonomie et discernement pour traiter des situations courantes comme complexes
• Esprit d'équipe et coopération transverse : Capacité à travailler efficacement avec les autres, à partager l'information et à contribuer activement à la réussite collective, audelà de son périmètre direct.
• Force de proposition et capacité à innover : Capacité à questionner l'existant, à proposer des améliorations et à s'impliquer dans les évolutions et transformations.
• Recherche d'efficacité et d'amélioration continue : Capacité à organiser son travail de manière efficiente, à atteindre ses objectifs et à améliorer durablement les méthodes et résultats.

Profil :

Bac +2 à Bac +5 assistanats, gestion, communication, école de commerce

Expérience 2 ans préalable auprès d'un dirigeant ou d'un service de direction