Assistant·e de la Direction Générale H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

La Direction générale de l'enseignement supérieur et de l'insertion professionnelle (DGESIP) prépare et met en oeuvre la politique relative à l'ensemble des formations supérieures, initiales et tout au long de la vie. Elle est en charge de la qualité des formations d'enseignement supérieur, du bien-être et de la réussite des étudiants, missions, à fort enjeu sociétal qui nécessitent un accompagnement de chaque établissement au plus près de leur stratégie particulière. - Piloter l'activité de La Direction générale de l'enseignement supérieur et de l'insertion professionnelle (DGESIP)

-Assurer la coordination des agendas,

-Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et apporter les réponses de premier niveau, filtrer les appels et les rediriger vers le bon interlocuteur,

-Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs courants

-Gérer les courriers via Elise,

-Contribuer à la diffusion et au suivi des informations au sein de la DGESIP

-Préparer les dossiers et supports nécessaires aux réunions,

-Assurer la mise à jour et la fiabilisation des annuaires des interlocuteurs réguliers (conférences, établissements, services de l'Etat),

-Organiser les réunions : convocations, diffusion des ordres du jour et des documents, suivi du calendrier, réservation des salles, préparation des visio, logistique, et ponctuellement rédaction des comptes-rendus,

-Contribuer à la circulation de l'information entre la DGESIP et ses partenaires,

-Assurer l'organisation logistique des déplacements du directeur général et de ses équipes en régions et à l'international et le suivi du calendrier associé,

-Assurer la gestion des permanences, en lien avec le pôle de secrétariat.

Ces missions s'exercent en étroite collaboration avec les deux autres assistantes de direction au sein du pôle de secrétariat de la direction générale.

De manière générale, intérim en cas d'absence des autres assistantes de direction et plus particulièrement

-Gérer le transfert d'appel

-Assurer la fonction courrier de la DGESIP en l'absence du gestionnaire courrier

Organisation, rigueur et sens des priorités.

Maîtrise des outils bureautiques et de suivi.

Qualités relationnelles et sens du travail en réseau.

Capacités rédactionnelles et aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément.