Assistante Administrative et Pédagogique H/F - Uco Laval

Dans le cadre d'un remplacement, vous serez rattaché(e) au Directeur UCO Laval et à l'équipe administrative et assurerez l'organisation administrative et logistique des formations afin d'en garantir le bon déroulement.

1) Accueil et information du public
- Assurer l'accueil général physique et téléphonique des différents publics (étudiants, enseignants, personnes extérieures au campus)
- Les renseigner et les orienter (par téléphone, mail ou en face à face)
- Prise de message
- Mise en forme de courriers
- Principale interlocutrice des étudiants au quotidien

2°) Gestion administrative des formations
- Assurer l'inscription administrative des étudiants ; effectuer le suivi administratif des dossiers étudiants.
Gérer le suivi des dossiers d'inscription/ réinscription ;
- Assurer la gestion matérielle de la rentrée ;
- Assurer la gestion administrative des conventions de stage (appui opérationnel auprès des étudiants pour la saisie, contrôle et édition des conventions, envoi des attestations et bilan de stages.) ;
- Gestion administrative des examens (première et seconde session) : demande de sujets aux enseignants, suivi de l'envoi des sujets, réception des copies et envoi pour correction, demande de l'envoi des notes, relance éventuelle) ;
- Assurer le suivi des inscriptions des étudiants aux examens (renseignements, contrôle, validation,.) ;
- Assurer l'organisation logistique des contrôles continus (salles, surveillants, feuilles d'émargement,.) et des soutenances de mémoire (réception mémoires, envoi au jury, organisation logistique des soutenances, demande de l'envoi des notes, relance éventuelle)

3°) Gestion des candidatures
- Gérer la réception des dossiers de candidatures
- Suivi des candidatures, prise de RDV pour les entretiens d'admissions
- Contrôler et suivre le dossier administratif des demandes de validation (VAF, VAP) ;
- Assurer la gestion administrative des dossiers de formation continue (devis, conventions, demande de prise en charge, feuilles d'émargement et attestations de présence)

4°) Autres missions
- Tri classement archivage
- Gestion du prêt de matériel
- Préparation logistique des réunions
- Gestion du courrier
- Réception des livraisons

Poste à pourvoir dès que possible , expérience en administratif dans l 'enseignement (idéalement enseignement supérieur)

Experience: 12 Mois - Administratif enseignement supérieur

Compétences: Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.