Assistant - Assistante de Direction H/F - Commune de Gardanne

Contexte
Directement rattaché au Directeur Général des Services, vous occupez une fonction stratégique au sein de la collectivité en assurant l'organisation quotidienne de la Direction Générale, contribuant au bon fonctionnement administratif des services et en facilitant la coordination entre la Direction Générale et les directions opérationnelles ainsi qu'avec le secrétariat des élu(e)s. Vous exercez vos missions avec une grande autonomie, dans le respect des règles de confidentialité et du devoir de réserve.

Vos missions :
- Organiser et gérer l'agenda du DGS. - Préparer les rendez-vous, réunions et déplacements. - Constituer les dossiers nécessaires aux réunions. - Assurer le filtrage des appels et des sollicitations. - Organiser l'accueil des partenaires institutionnels et des élus. - Assurer le suivi des courriers entrants et sortants. - Rédiger des courriers, notes et comptes rendus. - Assurer le suivi des parapheurs et des signatures. - Veiller au respect des échéances administratives. - Participer à la préparation des séances du Conseil municipal et assister, en fonction du besoin, aux séances de préparation et aux conseils municipaux - Assurer le suivi administratif des contrats d'assurance, conventions et dossiers juridiques. - Relancer les services sur les dossiers en cours et assurer le suivi des demandes du DGS.

Compétences attendues
Maîtrise des techniques de secrétariat de direction, des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), des techniques rédactionnelles, de l'organisation et de la gestion des priorités, du fonctionnement des collectivités territoriales et des procédures administratives.

Qualités recherchées
Sens de l'organisation, rigueur, discrétion absolue, loyauté, disponibilité, autonomie, réactivité, diplomatie, excellentes qualités relationnelles, adaptabilité, esprit d'équipe, gestion du stress et excellente expression écrite et orale.

Profil
Expérience sur un poste similaire souhaitée. Sens du service public, autonomie, discrétion et capacité d'anticipation

Conditions d'exercice
Temps complet : 37h30. Horaires : 8h30-12h00 / 13h30-17h30. Disponibilité ponctuelle lors des conseils municipaux ou réunions.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.