Assistant de Direction du Maire et du Directeur Général des Services - Frouard H/F - Communes

Positionné(e) au sein de la Direction Générale et placé(e) sous l'autorité du directeur général des services, l'assistant(e) de direction assure le secrétariat du Maire et du Directeur Général des Services, prépare et assure le suivi des assemblées (conseils municipaux, bureaux, commissions,...) et garantie le bon suivi administratif des dossiers de la collectivité.

1. Assurer le secrétariat du Maire et du DGS
- Accueil physique et téléphonique des services, administrés, élus, partenaires et institutionnels.
- Gestion des agendas du Maire et du DGS.
- Organisation et planification des rendez-vous, réunions et déplacements.
- Gestion du courrier entrant et sortant (papier et dématérialisé).
- Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Classement et archivage des documents.
- Suivi des demandes adressées au Maire et au DGS.
- Gestion et suivi des parapheurs entrants et sortants.
- Assurer l'interface entre les élus, les DGA, les services et les interlocuteurs extérieurs
- Apporter une aide permanente à un supérieur hiérarchique en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
- Assure le suivi de dossier du maire et du directeur général des services
- Organiser et préparation divers réunions

2. Préparer et assurer le suivi des conseils municipaux et des commissions
- Planification des séances du conseil municipal et des commissions en lien avec les élus et le DGS.
- Collecte des dossiers et délibérations auprès des services.
- Constitution et diffusion des convocations et des dossiers de séance dans le respect des délais réglementaires.
- Préparation matérielle et administrative des réunions.
- Assistance lors des séances du conseil municipal.
- Rédaction des procès-verbaux, comptes rendus et relevés de décisions.
- Transmission des actes au contrôle de légalité et réalisation des formalités de publicité.
- Suivi de l'exécution des délibérations et décisions.

3. Assurer le suivi administratif des instances municipales
- Gestion et suivi des délibérations, arrêtés, décisions du Maire et autres actes administratifs.
- Tenue des registres réglementaires.
- Suivi des échéances et obligations administratives.
- Coordination avec les services municipaux pour garantir l'exécution des décisions prises.

4. Gestion administrative transversale
- Participation en lien avec le service protocole, fêtes et cérémonies à l'organisation des cérémonies, réunions publiques et événements institutionnels.
- Préparation des dossiers de réunions du bureau municipal et des commissions.
- Suivi des conventions, contrats et dossiers transversaux confiés par le Maire ou le DGS.
- Veille sur les procédures administratives relevant du secrétariat général.

- Formation administrative ou expérience significative sur un poste similaire.
- Expérience en collectivité territoriale appréciée.
- Bonne connaissance de l'environnement institutionnel des communes.