Assistant de Direction - Cu d'Arras H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Assistant (e) de direction au Cabinet du Président
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs ou Rédacteurs
Sous l'autorité du Cabinet du Président.

Conditions d'exercice des missions :

* Possibilité d'assister à certaines réunions ou évènements,
* Savoir travailler dans l'urgence.

POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE

* L'organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu,
* L'organisation de l'agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l'élu (contacts nationaux),
* L'organisation des déplacements du cadre ou de l'élu en France ou à l'étranger (réservations, prises de contact),
* La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique,
* La prise de notes et la mise en forme de tous types de courrier,
* La réalisation de la saisie de documents de forme et contenus divers (compte-rendu, déroulés...),
* L'organisation du classement et de l'archivage des dossiers,
* Le suivi des projets et activités de la Direction :
o Intégrer les priorités du service, du cadre et du Président dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o Suivre l'exécution budgétaire du service,
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* L'accueil téléphonique et physique au secrétariat :
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
* L'organisation et la planification des réunions :
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu,
o Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
* Le rappel des informations importantes, dates clés et transmettre des messages,
* En équipe, préparer et assurer la bonne tenue des événements majeurs organisés par la collectivité.

* Notions d'organisation et de gestion du temps,
* Confidentialité et discrétion,
* Règles de l'expression oral et écrite de qualité,
* Techniques de secrétariat,
* Circuits et procédure administrative,
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Logiciels de bureautique,
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
* Organisation et service de la collectivité,
* Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu,
* Notions de comptabilité analytique,
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
* Contextes et enjeux de la collectivité ou structure,
* Standard téléphonique.