Secrétaire - Assistant Technique H/F

PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE

Notre client est une entreprise spécialisée dans les travaux de peinture, enduits et revêtements de sols en résine, intervenant sur des chantiers résidentiels, tertiaires et industriels en Île-de-France et régions limitrophes. Avec un chiffre d'affaires de 6,5 M€, l'entreprise opère sur des marchés privés et travaille avec un réseau de sous-traitants qualifiés.

MISSION PRINCIPALE

L'Assistante Administrative Chantier est le pivot administratif entre les conducteurs de travaux, les sous-traitants, les fournisseurs et la direction. Elle garantit la conformité, la traçabilité et la fluidité administrative de l'ensemble des chantiers en cours.

ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

1. Gestion administrative des sous-traitants

• Constituer les dossiers d'agrément sous-traitant : collecte et vérification des pièces obligatoires (Kbis, attestations URSSAF, RCP décennale, attestation Pro BTP, carte de travailleur détaché, etc.)
• Émettre les demandes d'agrément auprès des maîtres d'ouvrage (formulaires DC4 ou équivalents) et en assurer le suivi jusqu'à obtention
• Maintenir à jour le tableau de bord de vigilance des sous-traitants (dates d'expiration des documents, relances automatiques)
• Contrôler les attestations de régularité fiscale et sociale via les portails officiels (URSSAF, impots.gouv.fr)
• Gérer les contrats de sous-traitance et leurs avenants en lien avec les conducteurs de travaux

2. Gestion des commandes et rapprochements achats

• Passer les commandes chantier (matériaux, fournitures, outillage, EPI) sur la base des besoins exprimés par les conducteurs de travaux
• Réceptionner les bons de livraison (BL), vérifier leur conformité avec les commandes et les classer par chantier
• Effectuer le rapprochement à 3 voies : BL / facture fournisseur / prix d'achat négocié (tarif cadencé ou offre ponctuelle)
• Signaler toute écart de prix, quantité ou désignation et en assurer la résolution avec le fournisseur ou le CDT
• Mettre à jour le suivi des achats par chantier en vue du calcul de la rentabilité

3. Déclarations environnementales et réglementaires

• Remplir et transmettre les Déclarations des Éléments Environnementaux (DEE) exigées par certains marchés publics ou privés HQE/RSE
• Suivre les obligations liées aux émissions de Composés Organiques Volatils (COV) : vérification de l'étiquetage des produits (classes A+ à C), collecte des fiches techniques produits, conformité aux seuils réglementaires (Directive 2004/42/CE, Art. R224-48 et s. du Code de l'environnement)
• Constituer et tenir à jour les dossiers "côte carbone" (bilan GES des chantiers, données de consommation de produits) lorsqu'exigés dans les marchés
• Assurer la traçabilité des déchets de chantier (bordereau BSDD/BSD) et l'éco-contribution
• Contribuer à la constitution des Dossiers des Ouvrages Exécutés (DOE) sur la partie administrative

4. Suivi administratif général des chantiers

• Ouvrir les dossiers administratifs chantier à la notification du marché (CCAP, CCTP, OS de démarrage)
• Suivre les plannings prévisionnels et alerter les CDT sur les jalons administratifs (délai d'agrément, remise de situation, DGD)
• Gérer la correspondance administrative (courriers de chantier, comptes rendus, réclamations, OS) et en assurer l'archivage
• Participer à la préparation des DGD (Décomptes Généraux Définitifs) en consolidant les éléments de facturation
• Rédiger les DOE : plan de recollement, les fiches techniques des peintures appliquées, les procès-verbaux de réception des supports, les certifications des produits (avec justement les données COV et étiquetage), et les attestations de fin de travaux.

PROFIL RECHERCHÉ

Formation initiale

Niveau requis

Diplôme / Formation

Spécialité valorisée

Bac +2 (requis)

BTS Gestion PME / BTS Comptabilité / BTS Assistant Manager

Option BTP ou gestion de chantier

Bac +2 (alternatif)

BTS Bâtiment / DUT Génie Civil

Avec appétence administrative avérée

Bac +3 (apprécié)

Licence Pro Gestion des Entreprises du BTP

Équivalent RNCP reconnu

Expérience (équivalence)

3 ans min. en poste similaire dans le BTP

Gestion ST / achats / administratif chantier

Expérience

• 2 à 5 ans minimum dans un poste administratif en entreprise de BTP (peinture, second oeuvre, gros oeuvre)
• Connaissance pratique des procédures d'agrément sous-traitant et des obligations de vigilance (loi du 31/12/1975 et loi Sapin)
• Expérience des marchés publics appréciée (lecture d'un CCAP/CCTP, Chorus Pro, e-attestations)

Compétences techniques

• Maîtrise des outils bureautiques : Excel (tableaux croisés, rapprochement de données), Word, Outlook
• Connaissance d'un logiciel de gestion BTP : EBP Bâtiment, Graneet, Sage Bâtiment, Onaya ou équivalent
• Lecture et compréhension d'un marché de travaux (CCTP, DPGF, situations de travaux, DGD)
• Maîtrise des procédures liées aux COV : étiquetage réglementaire (classes A+ à C), collecte des FDS/fiches techniques
• Connaissance des formulaires de déclarations environnementales (DEE, bilan carbone chantier) - formation interne possible
• Notions de comptabilité fournisseurs (rapprochement BL/facture, gestion des litiges)

Qualités personnelles

• Rigueur et sens de l'organisation - gestion simultanée de 10 à 20 chantiers actifs
• Réactivité et capacité à prioriser dans un environnement BTP soumis aux aléas
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés (CDT, sous-traitants, fournisseurs, MOA)
• Autonomie et sens des responsabilités - poste en interface directe avec la direction travaux
• Discrétion sur les informations contractuelles et financières