Assistant Opérationnel·le Supply Chain H/F - Hicarex

Assistant(e) opérationnel(le) supply chain - Profil débutant - CDI
Type de contrat CDI à temps complet - 35h/semaine
Niveau de formation visé Bac +2 (BTS CI, GTLA ou équivalent)
Lieu de travail Paris 16e arrondissement - poste en présentiel
Date de prise de poste Dès que possible
Langue Anglais professionnel à l'écrit indispensable
L'ENTREPRISE
Hicarex est une entreprise spécialisée dans la fabrication (localisée en Asie) de pièces et sous-ensembles sur plan.
Nous maitrisons l'ensemble de la supply chain afin de répondre au plus près aux besoins des sites de production de nos clients, nous proposons également un service de stock rapproché en France afin de garantir un approvisionnement plus flexible et éviter toute rupture de chaîne d'assemblage. Plus d'informations sur https://www.hicarex.com/
CONTEXTE DU POSTE
Le/la titulaire du poste secondera la responsable supply chain en intervenant en support direct sur le suivi opérationnel de quatre processus : le suivi des productions, les formalités liées au suivi des importations, le suivi du stockage et des livraisons, ainsi que la facturation.
Le poste s'inscrit dans un fonctionnement en équipe resserrée (deux personnes pour la supply chain, 6 personnes au total dans la société une fois le poste pourvu).
MISSIONS PRINCIPALES
Le poste est pensé pour un profil débutant : les missions confiées dès l'arrivée sont volontairement ciblées sur un socle aisé à prendre en main, avec un accompagnement de la responsable. Le périmètre s'élargira ensuite au fur et à mesure de la formation aux outils et processus internes et de la montée en autonomie.
SUIVI PRODUCTION
Missions de base
- Saisir et suivre les commandes dans l'ERP
- Vérifier que les fournisseurs répondent le délai imparti / relancer le cas échéant
- Assurer l'interface avec les clients pour les échanges simples (accusés de réception, confirmations de commande)
Missions à acquérir progressivement
- Traiter les exceptions (prix, dossier technique, délai etc.)
- Assurer le suivi hebdomadaire des productions et délais
- Assurer l'interface avec les clients en cas d'anomalie
FORMALITÉS SUIVI IMPORT
Missions de base
- Préparer le départ des expéditions
- Suivre le statut des expéditions et actualiser les informations (En attente de départ, en mer, en cours de dédouanement, etc.)
- Envoyer les instructions de dédouanement préalablement préparées par la responsable
Missions à acquérir progressivement
- Informer les clients de l'avancement des expéditions (information de départ, retard éventuel etc.)
- Préparer le dédouanement des expéditions et suivre les formalités douanières de bout en bout
- Préparer la prise en charge des expéditions après dédouanement et leur acheminement vers les clients ou nos plateformes de stockage
- Assurer le suivi et la gestion des anomalies (incident de réservation, de transport, anomalie documentaire etc.)
- Assurer le traitement préparatoire à l'autoliquidation de TVA (enregistrement des IMA, vérification des valeurs, etc.)
- Assurer le traitement préparatoire à la déclaration DEB
SUIVI STOCKAGE ET LIVRAISONS
Missions de base
- Programmer les préparations ponctuelles à la demande de la responsable afin de livrer les clients dans les délais demandés
- Informer les clients des livraisons à venir
- Procéder au suivi des livraisons (respect du site livré, de la date demandée, etc.)
Missions à acquérir progressivement
- Préparer les dépotages de conteneurs/entrées en stock et instructions correspondantes
- Vérifier les entrées, suivre les anomalies et corrections
- Vérifier que les niveaux de stock permettent d'assurer les livraisons demandées
- Traiter les litiges/réclamations
RÈGLEMENT FACTURATION
Missions de base
- Vérifier la conformité des livraisons avant facturation
- Facturer les clients chaque semaine

Experience: Débutant accepté

Compétences: Caractéristiques de la chaîne logistique (Supply Chain),Analyser les coûts de la chaîne logistique (supply chain),Assurer le respect des normes légales et réglementaires,Définir un dispositif de suivi de production,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de fournitures et équipements industriels divers

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.