Office Manager H/F - Robeauté

At Robeauté we are developing a really small microrobot for novel therapies in hard-to-reach areas of the body.

Designed specifically for the brain, at the service of neurosurgeons, our microrobot will be able to freely navigate in other complex regions of the body to perform biopsies, collect precise anatomically localized data and deliver therapies on site, at the right dosage.

We are accompanying a major shift from robotic surgery to microrobotic surgery, for greater precision, better results and bold new therapies to tackle global diseases affecting more than a billion people worldwide.

Our microrobot will light a spark in the minds of medical practitioners and scientists around the world, allowing them to imagine and create more effective treatments, to be delivered locally.

We are a pluridisciplinary and multicultural team of passionate, skilled, supportive and creative people, at the crossroads of microrobotics, engineering and medicine. We work with phenomenal medical centers and university labs in Europe and the United States.

Our team is growing and we are constantly on the lookout for highly-talented individuals. Working with us means working on something that has never been done before, so you will be challenged - and you will be supported.

We are team players, with both classical and atypical backgrounds, so unconventional thinking is welcome and good communication skills are a must.

We are based in Paris, France.

Robeauté redéfinit l'avenir des thérapies cérébrales grâce à la première plateforme microrobotique conçue pour naviguer dans le cerveau humain avec une précision inégalée. Cette nouvelle génération de microrobots médicaux sera capable de diagnostiquer, traiter et surveiller le cerveau de l'intérieur, dépassant ainsi les limites persistantes du traitement des maladies neurologiques, qui touchent plus d'une personne sur trois dans le monde.

Depuis sa création en 2017, Robeauté a déposé plus de 50 demandes de brevet. Nous avons récemment levé 27 millions d'euros lors d'un tour de table Série A mené par Plural, Cherry Ventures, Kindred Ventures et Brainlab, ce qui va alimenter notre prochaine phase de croissance.

Missions principales

Gestion quotidienne du bureau

• Gestion de la relation avec l'entreprise prestataire en charge du nettoyage des locaux et suivi de la bonne exécution des prestations.
• Gestion et suivi des stocks de fournitures et consommables (café, papier, fournitures de bureau, etc.).
• Prise en charge et suivi des demandes des collaborateurs liées à la vie du bureau.
• Gestion des contrats et de la relation avec les autres prestataires généraux des locaux (maintenance technique, sécurité incendie, alarme, assurance multirisque professionnelle, téléphonie/internet, etc.).
• Réception, envoi, tri et distribution du courrier et des colis ; accueil physique et téléphonique au quotidien.

Accompagnement de la croissance de l'entreprise

• Participation à l'adaptation de l'organisation et des besoins du bureau au rythme de la croissance des effectifs (aménagement des espaces, anticipation des besoins logistiques, etc.).
• Suivi du bail commercial et de la relation avec le bailleur, y compris en cas de recherche ou d'aménagement de nouveaux espaces.

Intégration des nouveaux arrivants

• Assurer la coordination administrative RH du processus de recrutement, de l'entretien à l'intégration du candidat
• Organiser les rendez-vous et entretiens avec les candidats (planification, logistique, confirmation)
• Réaliser les Déclarations Préalables À l'Embauche (DPAE)
• Coordonner les démarches administratives préalables à l'arrivée des nouveaux collaborateurs (contrat, dossier administratif, accès, matériel)
• Préparation logistique de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (poste de travail, welcome kit, accès aux locaux), en coordination avec les équipes RH et IT.

Réunions, visites et événements

• Gestion logistique des réunions et des visites, incluant la préparation des espaces, l'accueil des visiteurs et leur accompagnement.
• Co-gestion des événements de l'entreprise (séminaires, moments d'équipe, réceptions de partenaires ou investisseurs, etc.).

Support administratif et financier

• Support à la gestion administrative des factures, incluant leur collecte, leur centralisation et leur transmission à la responsable financière.
• Suivi du budget « frais généraux » et participation à la mise en concurrence et à la négociation des fournisseurs et prestataires du bureau.

Santé, sécurité et conformité des locaux

• Suivi et mise à jour du DUERP en collaboration avec le département des Ressources Humaines et des registres de sécurité applicables aux locaux, en lien avec les référents concernés.
• Gestion des accès aux locaux (badges, clés) et suivi du bon fonctionnement des équipements de sécurité (alarme, extincteurs, issues de secours).

Déplacements professionnels

• Support dans l'organisation des déplacements professionnels des collaborateurs (réservations, logistique, suivi).

Démarche RSE et amélioration continue

• Contribution aux initiatives d'éco-responsabilité et d'amélioration continue du cadre de travail (tri des déchets, achats responsables, optimisation des espaces, etc.).

• Mutuelle santé - prise en charge à 60 % par l'entreprise.

• Titres-restaurant - 9,25 €/jour, pris en charge à 60 %.
• Remboursement des frais de transport - 50 % des frais de trajet domicile-travail pris en charge.

Formation et expérience

• Formation Bac +2 à Bac +5 (gestion, administration, assistanat de direction ou équivalent).
• Une première expérience réussie sur un poste similaire (Office Manager, Assistant·e de direction, Coordinateur·rice administratif) est appréciée, idéalement en environnement start-up ou PME en croissance.

Compétences et qualités

• Sens de l'organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle.
• Excellent relationnel et sens du service, avec une réelle capacité d'écoute des besoins des collaborateurs.
• Autonomie, proactivité et esprit d'initiative, notamment dans un environnement en évolution rapide.
• Discrétion et fiabilité dans le traitement d'informations administratives et financières.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Workspace).
• Bon niveau d'anglais professionnel (échanges avec des interlocuteurs internationaux).