Assistant·e Gestionnaire d'Archives H/F - Expertise France
- Paris - 75
- CDD
- Expertise France
Les missions du poste
Dans le cadre du remplacement temporaire de l'archiviste absent, le titulaire assure la continuité des activités courantes de gestion des archives physiques et électroniques.
A ce titre, il/elle assurera le traitement quotidien des archives, garantir la disponibilité des documents et contribuer à la qualité du service rendu aux utilisateurs en appliquant les procédures internes de gestion documentaire.
MISSIONS PRINCIPALES
1. Appui administratif Assurer la gestion courante des archives
- Réceptionner les versements d'archives.
- Vérifier la conformité des dossiers remis.
- Enregistrer les versements dans l'outil de gestion documentaire (AEL).
- Réaliser les opérations de classement, d'indexation et de conditionnement.
- Assurer le suivi des mouvements d'archives (consultations, restitutions, transferts).
- Participer à la bonne organisation des espaces d'archivage.
2. Gérer les demandes des utilisateurs (Siège & terrain)
- Réceptionner les demandes de communication de dossiers.
- Rechercher et mettre à disposition les documents.
- Assurer le suivi des prêts et des restitutions.
- Répondre aux demandes d'information relevant des procédures courantes.
- Orienter les utilisateurs vers les procédures applicables.
3. Assurer le suivi administratif des prestations
- Préparer les opérations courantes avec le prestataire d'archivage.
- Suivre les enlèvements et les livraisons.
- Contrôler les prestations réalisées.
- Effectuer les vérifications administratives simples liées à la facturation.
4. Contribuer au suivi de l'activité
- Mettre à jour les tableaux de bord et les outils de suivi.
- Renseigner les indicateurs d'activité.
- Signaler les difficultés rencontrées.
- Participer aux opérations ponctuelles d'inventaire et de réorganisation des espaces de stockage.
DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE
Expertise France est une agence publique de mise en oeuvre de projets de coopération internationale, placée sous la tutelle des ministères chargés des Affaires étrangères et de l'Économie et des Finances. Depuis 2021, elle fait partie du groupe AFD (Agence Française de Développement).
Agence interministérielle de coopération technique internationale, Expertise France accompagne les politiques publiques et contribue à lutter contre les inégalités mondiales. Elle mobilise les savoir-faire français et européens pour proposer des solutions adaptées aux défis mondiaux, notamment dans les domaines suivants :
- Gouvernance démocratique, économique et financière
- Sécurité, paix et stabilité
- Climat, agriculture et développement durable
- Santé et développement humain
Profil souhaité
- Formation de niveau Bac à Bac +2 en gestion administrative, documentation, gestion documentaire ou archivage.
- Une première expérience dans un service administratif, documentaire ou d'archivage est souhaitée.
- Une connaissance d'un logiciel de gestion documentaire constitue un atout mais n'est pas indispensable. Une période de prise en main des procédures internes sera assurée à la prise de fonctions.
1. Conditions particulières d'exercice
- Manipulation régulière de boîtes et de dossiers d'archives.
- Déplacements ponctuels dans les locaux d'archivage.
- Respect des règles de conservation, de sécurité et de confidentialité.
- Activité encadrée par des procédures établies.
2. Compétences
- Principes générapes généraux de la gestion des archives.
- Organisation des dossiers administratifs.
- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- Utilisation d'un logiciel de gestion documentaire appréciée.
3. Qualités personnelles
- Sens de l'organisation.
- Rigueur et méthode.
- Respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe.
- Qualités relationnelles.
- Réactivité.
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Qualification: Agent de maîtrise
Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.