Agent - Agente Administratif-Plannification et Accueil H/F - Delegation Departementale D'orleans

Rattaché(e) à la Direction territoriale, le/la titulaire du poste assure l'accueil physique et téléphonique du public ainsi que la planification des rendez-vous des usagers pour les visites d'accueil et/ou médicales.

Il/elle assure également les missions courantes de secrétariat et de gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement du service, notamment la réception, le tri, l'enregistrement et la gestion du courrier postal entrant, ainsi que sa distribution auprès des différents services et agents de la Direction territoriale.

À ce titre, il/elle contribue au traitement, au suivi et à la transmission des informations et des documents, ainsi qu'à la gestion des demandes des usagers, en lien et en coordination avec les différents services de la Direction territoriale.

Principales activités

Accueil et information
- Accueillir et orienter le public (physiquement et par téléphone)
- Renseigner les usagers et les orienter vers les services compétents

Secrétariat administratif
- Rédiger et mettre en forme des courriers, notes et documents administratifs
- Assurer le traitement et le suivi du courrier postal (réception, envoi, distribution, classement)
- Saisir et mettre à jour des données dans les outils informatiques
- Classer et archiver les documents administratifs

Planification des rendez-vous
Assurer la planification et l'organisation des rendez-vous des usagers pour les visites médicales (VM) et les visites d'accueil (VA).
- Convoquer les usagers aux visites médicales (VM) et/ou aux visites d'accueil (VA) via les applicatifs métiers ;
- Éditer les convocations nécessaires aux rendez-vous ;
- Assurer le suivi et la mise à jour des plannings de rendez-vous ;
- Veiller à la bonne transmission des informations nécessaires aux différents services concernés.

Environnement
Sous la responsabilité directe de la direction d'Orléans (DT-DTA) ce poste administratif nécessite une polyvalence dans le travail en front et back office et une coordination avec le service support et les services métiers de la DT.

Compétences techniques

- Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique du public ;
- Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, agenda partagé) ;
Maîtrise ou capacité à utiliser les applicatifs métiers dédiés à la gestion et à la planification des rendez-vous ;
- Connaissance des procédures administratives et des règles de gestion des dossiers usagers ;
- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Maîtrise des règles de classement, d'archivage et de conservation des documents ;
- Connaissance des procédures de gestion du courrier : réception, tri, enregistrement, distribution et suivi ;
- Maitriser l'organisation et la planification des rendez-vous en fonction des de la planification et de la procédure appliquée ;
- Capacité à renseigner et mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord ;
- Connaissance et respect des règles de confidentialité et de protection des données personnelles.

Candidature CV accompagné d'une lettre de motivation.

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Archiver des dossiers et documents de référence,Accueillir, orienter, renseigner un public,Organiser l'accueil des visiteurs,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale