Assistant de Direction - Évolution Responsable Administratif H/F - Star Auto

Dans le cadre du développement de notre concession et afin d'anticiper le départ à la retraite, à horizon d'environ un an, de notre Responsable administrative actuelle, Star Auto Toyota / Lexus Cannes recherche un(e) Assistante de Direction H/F destinée à évoluer vers la fonction de Responsable Administrative.
Il s'agit d'un recrutement anticipé permettant d'organiser une véritable période de transmission et de montée en compétences.
Vous travaillerez directement avec la Direction et en étroite collaboration avec notre Responsable administrative actuelle, qui assure notamment la facturation des véhicules neufs et d'occasion, le contrôle administratif des dossiers de vente et le suivi des encaissements.
Au cours de votre première année, vous découvrirez progressivement l'ensemble de son périmètre et prendrez en charge une part croissante de ses responsabilités. En parallèle, vous accompagnerez la Direction dans le suivi administratif, financier et organisationnel de la concession.
Vos missions
1. Assistance à la Direction
- Suivi des dossiers confiés par la Direction et des actions à réaliser.
- Coordination avec les différents services de la concession.
- Préparation et suivi de tableaux de bord et de reportings.
- Collecte, centralisation, rapprochement et contrôle d'informations provenant de différentes sources.
- Suivi des échéances, relances et contrôle de la bonne réalisation des actions demandées.
- Préparation de dossiers administratifs, courriers, documents et éléments nécessaires à la Direction.
- Suivi de certains fournisseurs, prestataires et partenaires.
- Organisation et suivi de réunions et rendez-vous.
- Participation à des projets internes et à l'amélioration des procédures administratives.
2. Reprise progressive du poste de Responsable Administrative
- Facturation des véhicules neufs (VN) et véhicules d'occasion (VO).
- Vérification de la conformité et de la complétude des dossiers de vente.
- Suivi des véhicules restant à facturer et des dossiers en attente.
- Suivi des encaissements clients.
- Rapprochement entre factures, règlements et dossiers véhicules.
- Contrôle des dossiers restant à encaisser et suivi des anomalies.
- Coordination administrative avec les équipes commerciales.
- Production et contrôle de différents états de gestion.
- À terme, organisation et pilotage du périmètre administratif VN/VO.
L'un des principaux atouts du poste est de pouvoir bénéficier d'une transmission progressive avec la Responsable administrative actuellement en fonction. Cette période vous permettra de comprendre en profondeur le fonctionnement de la concession, de maîtriser nos procédures et nos outils, et d'apprendre les spécificités administratives du secteur automobile.
- Travail en binôme sur les dossiers et les contrôles.
- Prise en main progressive des procédures, outils et logiciels.
- Montée en autonomie au fil de l'année.
- Reprise organisée des responsabilités afin d'assurer une continuité de fonctionnement.
Le profil recherché
Nous recherchons idéalement une personne disposant d'une formation Bac +2 / Bac +3 dans les domaines de la gestion, de l'administration, de la comptabilité ou de l'assistanat de direction.
Une expérience significative dans une fonction administrative ou de gestion est souhaitée : assistanat de direction, gestion, administration, comptabilité, office management ou responsabilité administrative junior.
Une expérience dans le secteur automobile constitue un atout, mais n'est pas indispensable. Nous attachons davantage d'importance à votre capacité à comprendre les flux administratifs et financiers.

Experience: 3 An(s) - Secrétariat /administratif gestion

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Principes de base en comptabilité,Techniques de gestion administrative,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Contrôler la conformité des procédures internes

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Commerce de voitures et de véhicules automobiles légers

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.