Secrétaire Service Autonomie H/F - ADAR Flandre Métropole

Notre association défend,depuis plus de 40 ans, des valeurs d'entraide et de solidarité. Ces valeurs n'auraient aucun sens si elles n'étaient pas portées au quotidien par le personnel d'intervention et son encadrement.
L'ADAR recrute pour son service autonomie de la Flandre Intérieure !

Rattaché(e) à une équipe de responsables de secteur et infirmières coordinatrices, vous les assisterez dans l'accomplissement de leurs missions et assurerez l'accueil physique et téléphonique, en collaboration avec les assistant(e) technique du service autonomie mixte.

Vos missions liées à l'accueil physique et téléphonique :
- Gestion téléphonique du quotidien des services
- Enregistrements de l'ensemble des contacts
- Collecte d'informations nécessaires à la préparation de nouvelles demandes
- Gestion des réclamations

Vos missions liées aux activités administratives :
- Gestion des dossiers administratifs des bénéficiaires (version papier et informatique via Lancelot)
- Traitement du courrier postal
- Réalisation de tâches de reprographie et/ou de saisies informatique
- Réalisation d'activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du service
- Veille à la bonne organisation de l'agence (gestion des stocks, suivi des fournitures, .)
- Veille à la mise à disposition du matériel nécessaire au bon fonctionnement du service
- Participation à la préparation des réunions (préparation matérielle, de la salle.)
- Rend compte de son activité, des dysfonctionnements et d'autres informations pertinentes.
- Participer à l'élaboration / l'amélioration des procédures en lien avec le poste occupé
- Effectue ses actions en cohérence avec les règles, procédures et méthodes qui régissent son activité

Compétences organisationnelles :
- Maitriser l'outil informatique (Pack Office, logiciel Apologic)
- Savoir planifier des interventions
- Etre méthodique et organisé.e
- Savoir gérer le temps et les priorités

Vous êtes doté(e) :
- Maîtriser des techniques de communication
- Posséder de bonnes qualités relationnelles : écoute, diplomatie et adaptabilité
- Faire preuve de patience et de discrétion
- Faire preuve d'initiative et d'autonomie
- Avoir une connaissance des partenaires territoriaux

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Discrétion professionnelle

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).