Responsable Adjoint et Référent Administratif du Service Démocratie Proximité H/F - Communes

La Ville de Seyssinet-Pariset (11 900 habitants - Isère), en plein développement et située au pied du massif du Vercors recrute un-e responsable adjoint pour son service Démocratie-Proximité, à temps complet.
Ce poste s'inscrit au sein du Pôle Solidarités & Citoyenneté, rattaché au service Démocratie Proximité, sous la responsabilité du chef de service.
Vous contribuerez activement à la gestion des missions régaliennes et apporterez un soutien direct au responsable du service.

Missions principales :

- Assurer la mise en oeuvre des missions régaliennes : état civil, élections, gestion des cimetières, recensement de la population
- Gérer de manière autonome les dossiers administratifs
- Assurer la continuité et la coordination du service en l'absence du responsable
- Gérer les aspects financiers et administratifs du service
- Gérer le traitement du courrier et copiloter la mise en place de la dématérialisation de la gestion du courrier
- Assurer le suivi d'activité à l'aide d'outils statistiques
- Rédiger les actes administratifs (arrêtés, délibérations, etc.)
- Accueillir et renseigner le public

Activités et tâches principales :

Missions d'appui au responsable de service
- Aide à l'organisation du service
- Préparation de dossiers stratégiques ou complexes pour le responsable de service (ex. gestion des élections, évolutions réglementaires, réclamations administratives)
- Soutien à la gestion administrative et budgétaire du service
- Représentation du service dans certaines réunions opérationnelles en l'absence du responsable.

Activités polyvalentes
- Réalisation des formalités administratives : recensement citoyen, légalisation de signature, attestations d'accueil, etc.
- Gestion des locations de salles : planification, courriers, remise des badges
- Pilotage du traitement du courrier
- Accueil physique et téléphonique du public

Savoirs, connaissances requises :

- Maîtrise du cadre réglementaire de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissances solides en matière d'état civil, d'élections, de gestion de cimetières et d'affaires générales

Savoir-faire, expériences pratiques requises :

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, OpenOffice, messagerie)
- Pratique des logiciels métiers serait un plus : Maestro, Mélodie, Ciril, Gescim
- Savoir organiser un scrutin électoral
- Utilisation de tableaux de bord et outils de suivi
- Maîtrise des techniques d'accueils physiques et téléphonique (ex : gestion des conflits)
- Management d'une équipe serait un plus

Savoir-être, aptitudes professionnelles requises :

- Maîtrise d'une communication adaptée,
- Autonomie,
- Goût prononcé pour la polyvalence, le travail en équipe.
- Sens des responsabilités,
- Dynamisme, réactivité,
- Discrétion, écoute, diplomatie,
- Sens de l'organisation,
- Curiosité (recherche d'informations).