Responsable Administratif et de Gestion H/F - Ethic Ingenierie Developpement

ETHIC ID recherche sa (son) nouvelle Responsable administrative et de gestion pour assurer le suivi administratif quotidien.

En lien direct avec la direction et les chargés d'affaires, vous occupez une fonction centrale dans l'organisation et le bon fonctionnement administratif des deux structures.

Nous recherchons avant tout une personne autonome, rigoureuse et organisée, capable de prendre en charge ses sujets et d'en assurer le suivi jusqu'à leur aboutissement.

Vos principales missions

Facturation et suivi des encaissements

- Collecter auprès des chargés d'affaires les informations nécessaires à l'établissement du prévisionnel mensuel de facturation ;
- Solliciter les informations d'avancement auprès de nos mandataires et maîtres d'ouvrage ;
- Établir la facturation mensuelle ;
- Assurer le suivi des factures et des règlements ;
- Relancer les factures arrivées à échéance ;
- Effectuer le rapprochement des encaissements avec les factures émises ;
- Préparer la synthèse des factures à destination du cabinet comptable ;
- Effectuer, lorsque nécessaire, les calculs de révision de nos honoraires.

Administration du personnel

- Collecter chaque mois les éléments variables nécessaires à l'établissement des paies : congés, absences, arrêts maladie, etc. ;
- Tenir à jour les tableaux de suivi et transmettre les éléments au cabinet comptable ;
- Collecter et vérifier les notes de frais des collaborateurs ;
- Assurer le suivi administratif avec la médecine du travail ;
- Mettre à jour le planning des absences.

Gestion administrative courante

- Assurer le suivi des différentes boîtes mails administratives et transmettre les demandes aux personnes concernées ;
- Gérer et classer les documents administratifs ;
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Être l'interlocuteur de différents prestataires : informatique, bureaux, médecine du travail, cabinet comptable, etc. ;
- Plus généralement, veiller au bon fonctionnement administratif quotidien de l'entreprise.

Le profil que nous recherchons

Vous disposez idéalement d'une formation Bac +2/3 en gestion, administration, comptabilité ou gestion de PME et avez acquis une première expérience significative dans une fonction administrative polyvalente.

Une expérience significative dans une PME, un bureau d'études, une société de conseil ou de services constituera un véritable atout.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques, notamment Excel et Outlook, et savez rapidement prendre en main de nouveaux outils.

Au-delà du parcours ou du diplôme, nous accordons une importance particulière à votre personnalité et à votre manière de travailler.

Vous êtes :

- rigoureux(se) et organisé(e) ;
- autonome et fiable ;
- à l'aise avec les chiffres et la facturation ;
- capable de gérer plusieurs sujets simultanément et d'en assurer le suivi ;
- à l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés ;
- capable de relancer avec tact mais efficacité ;
- à l'aise dans l'environnement d'une PME, où polyvalence et prise d'initiative sont essentielles.

Qualités Personnelles :

- Aimer les gens ;
- Rester curieux ;
- Relever des défis ;
- Savoir être.

ETHIC ID est un bureau d'études pluridisciplinaire dynamique implanté à La Roche-Sur-Yon et à Paris.

Nous sommes...

Un BET d'ingénierie bâtiment tous corps d'état.

Des experts confirmés dans nos domaines.

Un petit collectif de travail, qui regroupe de vrais gens avec de vraies convictions.

ETHIC ID intervient en réhabilitation, restructuration, surélévation et construction de logements sociaux et d'équipements publics, et en restructuration, surélévation et transformation de bâtiments tertiaires privés.

www.ethic-id.com