Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F - Tarens

À propos du poste
Nous recherchons un(e) assistant administratif(ve) pour notre atelier mécanique. En tant que professionnel(le) organisé(e) et rigoureux(se), vous serez le(a) garant(e) de la gestion administrative quotidienne de l'atelier, en assurant un support efficace à l'équipe technique et à la direction. Vous jouerez un rôle clé dans le maintien d'un environnement de travail fluide et professionnel, en assurant une communication claire avec nos clients et partenaires.

Responsabilités
- Gérer l'accueil téléphonique et de toutes personnes se présentant à l'atelier (conducteurs, fournisseurs, clients)
- Organiser et maintenir les dossiers administratifs, y compris le classement, le fichier et la gestion des documents liés à l'atelier mécanique
- Assurer le support administratif pour la gestion des rendez-vous, la planification des interventions et la coordination avec les techniciens
- Saisir les OR planifiés par le responsable d'atelier
- Réaliser les tâches de support client, répondre aux demandes par téléphone ou par email avec courtoisie et professionnalisme
- Participer à la gestion de l'approvisionnement en fournitures et au suivi des commandes, des bons de livraison et des factures
- Contribuer à la gestion administrative liée aux entrées et sorties des matériels, en lien avec les équipes techniques
- Assurer un suivi des dossiers sinistres avec les interlocuteurs internes comme externes
- Effectuer toute autre tâche administrative nécessaire au bon fonctionnement de l'atelier

Experience: 2 An(s) - Sur le même poste

Compétences: Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Courtage de valeurs mobilières et de marchandises

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.