Assistant de Direction H/F - Groupe PILOCAP

En pleine croissance et fort de 30 années d'expérience, le Groupe PILOCAP est un organisme de formation au service des entreprises pour la prévention des risques professionnels.

Le groupe est un acteur majeur dans ce secteur d'activité.

Sensible à son environnement, il a le souci de proposer à ses collaborateurs les meilleures conditions professionnelles possibles et est engagé dans le cadre d'une politique de responsabilité sociétale d'entreprise.

Dans le cadre de son développement, le Groupe PILOCAP recherche, pour son siège situé à Bordeaux, un Assistant de Direction (H/F).

Votre rôle :

Véritable bras droit de la Direction Générale, vous contribuez à l'efficacité, à la fluidité et à la bonne coordination de son activité au quotidien.

Vous assurez la préparation, la coordination, le suivi et la relance des nombreux sujets confiés par la Direction Générale, afin de lui permettre de se concentrer prioritairement sur les enjeux de développement, de structuration du Groupe, de management et de performance opérationnelle.

Vous êtes un véritable point d'appui de la Direction Générale : vous centralisez les informations, assurez le suivi des actions, anticipez les échéances et alertez sur les éventuels points de vigilance.

Ce poste requiert une forte capacité d'organisation, d'anticipation et de priorisation, ainsi qu'une grande autonomie, de la rigueur et un sens aigu de la confidentialité.

Vos missions principales :

1. Assistance directe de la Direction Générale

• Organiser et structurer le quotidien de la Direction Générale
• Préparer les réunions, rendez-vous et déplacements
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et prises de décision
• Réaliser les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions décidées
• Assurer le suivi des échéances et relancer les interlocuteurs concernés
• Centraliser les informations provenant des différents services et centres
• Identifier les sujets nécessitant une intervention ou un arbitrage de la Direction Générale
• Anticiper les échéances importantes et alerter en amont

Votre objectif : permettre à la Direction Générale de disposer à tout moment d'une vision claire, synthétique et actualisée de ses dossiers.

2. Gestion administrative et organisationnelle

• Organiser les déplacements professionnels
• Réserver les transports et hébergements
• Préparer les rendez-vous
• Gérer, classer et archiver les documents
• Préparer des courriers et courriels
• Mettre en forme des documents et supports professionnels
• Organiser et gérer les invitations et réunions
• Préparer des dossiers administratifs
• Assurer, selon les besoins, le suivi de factures, commandes ou engagements
• Assurer la gestion, le classement et la sauvegarde des notes de frais et factures engagées par la Direction Générale

3. Suivi des projets et plans d'actions

Vous assurez le suivi opérationnel de projets et plans d'actions pilotés par la Direction Générale :

• Créer et mettre à jour les plans d'actions
• Suivre les responsables, les échéances et les niveaux d'avancement
• Effectuer les relances nécessaires auprès des différents interlocuteurs
• Identifier les retards, difficultés ou points de blocage
• Consolider les informations afin de faciliter les prises de décision et arbitrages
• Assurer le classement et l'archivage des documents liés aux projets

Une attention particulière sera portée au suivi des projets liés :

• au développement du Groupe ;
• à l'ouverture et à la structuration des nouveaux centres ;
• à l'organisation opérationnelle ;
• aux projets de croissance externe ;
• à la mise en place de nouveaux process ;
• aux projets transversaux impliquant plusieurs services ou entités du Groupe.

Idéalement titulaire d'un Bac +2 en Assistanat de Direction, Gestion PME ou domaine équivalent, vous justifiez d'au moins 5 ans d'expérience réussie en assistanat de direction, idéalement auprès d'une Direction Générale.

Nous recherchons une personne :

• organisée, rigoureuse et autonome ;
• réactive, fiable et dotée d'un excellent sens du service ;
• discrète et respectueuse de la confidentialité ;
• capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de prioriser efficacement ;
• à l'aise dans un environnement dynamique et en évolution ;
• dotée d'excellentes qualités rédactionnelles et d'un bon esprit de synthèse ;
• capable d'anticiper, de coordonner et de relancer avec diplomatie et efficacité.

Une bonne maîtrise d'Excel et des outils bureautiques est attendue.