Responsable Adjoint-Administration Régie Abonnés Assainissement H/F - Communaute D'agglomeration Tulle Agglo

Au sein du pôle technique, sous l'autorité du responsable de la cellule administrative assainissement et en collaboration avec la régisseuse titulaire, le(la) responsable adjoint(e) contribue à la mise en oeuvre de la compétence assainissement.
Il/elle assure la gestion administrative courante des abonnés et participe à l'ensemble du processus de facturation et de recouvrement de la régie du service public, industriel et commercial (SPIC) assainissement.
Il/elle assure également la continuité de fonctionnement de la régie en suppléance de la régisseuse titulaire et apporte un appui à l'organisation de la cellule administrative.

Mission et description des activités du poste :
Accueil et relations avec les usagers/abonnés
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers/abonnés ;
- Renseigner et conseiller les usagers/abonnés ;
- Alerter la hiérarchie sur les situations sensibles, les réclamations complexes ou les anomalies de facturation ;

Gestion administrative des abonnés
- Mettre à jour et assurer le suivi quotidien de la base de données abonnés ;
- Effectuer la gestion courante des dossiers des abonnés : création, mutation, résiliation, réclamations, etc.
- Être autonome dans la gestion courante des dossiers ;
- Contribuer à l'amélioration des procédures et à la fiabilisation des données et de la facturation ;
- Garantir la confidentialité et la fiabilité des données relatives aux usagers.

Régie et facturation
- Émettre les factures à destination des abonnés selon le calendrier prévisionnel ;
- Encaisser les recettes et réaliser les opérations de reversement à la collectivité ;
- Éditer les relances relatives aux factures non réglées ;
- Adresser l'état des impayés au service finances de la collectivité ;
- Suivre la trésorerie du compte DFT ;
- Assurer la responsabilité de l'ensemble du processus de facturation : de l'édition à l'encaissement jusqu'au reversement.

Relations avec les partenaires et les services du syndicat
- Assurer les relations avec les communes membres, les syndicats d'eau potable et le service de gestion comptable ;
- Participer, en lien avec la responsable de la cellule, au suivi des échanges avec les partenaires institutionnels ;
- Assurer les échanges nécessaires avec le directeur du service, les responsables de l'exploitation et de la partie investissement ;
- Collaborer avec la régisseuse titulaire, les autres régisseuses et gestionnaires administratives.

Appui à la responsable de la cellule administrative
- Assurer la suppléance de la responsable administrative et contribuer à la continuité de la régie et du service administratif ;
- Signaler les difficultés, anomalies ou situations nécessitant l'arbitrage de la responsable de cellule ;
- Contribuer à la continuité et au bon fonctionnement de la cellule administrative en lien avec les différents interlocuteurs du service.

Profil recherché:
- Rigueur, réactivité, sérieux et sens de l'organisation
- Qualité d'accueil et d'écoute
- Sens du relationnel et du travail en équipe
- Autonomie dans la gestion courante des dossiers et capacité à rendre compte
- Bonnes connaissances du cadre législatif et règlementaire régissant les services de l'eau et de
- l'assainissement
- Maitrise des logiciels bureautiques Word, Excel, Outlook, etc.
- Facilité d'utilisation des logiciels métiers

Experience: 5 An(s)

Compétences: Assistant de gestion,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Principes de base en comptabilité,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives,Connaissances règlementation eau assainissement

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.