Secrétaire Pédagogique H/F - Lycée des 3 Chênes

Vos missions seront :
Assurer le secrétariat courant du site :
- Participation au secrétariat courant de site (réponse téléphone, mails, courriers.)
- Accueil téléphonique et physique du public (1er et 2ème niveau pour les formations)
- Assurer la frappe de divers documents (plans d'évaluation, dossiers d'habilitations, planning, convocations réunions ou conseils de discipline, liste d'émargement, comptes-rendus, supports de communication)
- Répondre aux différentes enquêtes des partenaires

Assurer le secrétariat pédagogique du site :
- Compléter les documents de rentrée (plannings, RI.)
- Préparer les dossiers administratifs individuels des apprenants
- Accompagnement administratif des apprenants
- Enregistrement des inscriptions, radiations, changement de situation
- Etablir des dossiers de bourses
- Gestion des cartes génération pour les élèves (validation, suivi et concordance dans Turboself)

Sur FREGATA, PRONOTE, YPAREO, Parcoursup
- Maintient à jour des bases de donnée tout au long de l'année pour tous les apprenants du site
- Envoi des bulletins scolaire élèves
- Saisie des contrats d'apprentissage, édition des attestations de début de formation, mise à jour de la base
- Déploiement et suivi des comptes Net-Yparéo
- Edition des planning d'alternance

Organisation des examens :
- Inscrire les élèves aux diverses examens (INDEXA - EDULINE) avec les coordinateurs
- Gérer les pièces nécessaires pour l'inscription aux examens (copie carte d'identité, recensement, JAPD.)
- INDEXA2 MODULAIRE : Remontée via FREGATA en lien avec la vie scolaire apprentissage
- INDEXA2 UC : Inscription des apprenants et validation en fin de formation
-- PLAN EVAL : Rattacher les apprenants au plan EVAL

Organisation des stages :
- Etablir les conventions de stage et assurer le suivi des signatures
- Etablir un tableau de suivi des maîtres de stage
- Gérer les absences en stage : informer les professeurs principaux et la personne qui suit le jeune en stage
- Gérer les documents nécessaires (autorisations parentales - copie carte d'identité - RIB de l'élève) pour le paiement des indemnités de stage
- Compléter les informations sur APLYPRO

Experience: 6 Mois - Sur le même type de poste

Compétences: Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.