Gestionnaire Administration des Ventes H/F - Time2scale

Le besoin

Contexte

Poste au sein du département Commercial en tant que Gestionnaire Administration des ventes. Le gestionnaire ADV intervient dans tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente. Il assure le management et le bon fonctionnement de l'administration des ventes au sein du service commercial. En raison du dimensionnement de l'équipe ventes, il gère également certaines activités quotidiennes de suivi de contrats existants et se retrouve en première ligne face aux clients. Il émet des offres en réponse à des appels d'offres simples reçus par email et/ou via le site web de l'entreprise.

Missions

• Gérer les différents moyens de communication (standard téléphonique, mails, Web...).
• En l'absence des chefs de projets, chargés d'affaires et technico-commerciaux, collecter toutes les informations nécessaires auprès des clients et des services internes pour la bonne gestion des dossiers en cours ou futurs.
• Établir et gérer les dossiers commerciaux concernant les affaires en collaboration avec les chefs de projet concernés.
• Coordonner les aspects administratifs, logistiques et communication des actions marketing (salons, brochures...).
• Participer aux salons.
• Effectuer des déplacements chez les clients.
• Gérer et/ou affecter les appels d'offres reçus via le site web de l'entreprise.
• Répondre aux appels d'offres simples, liés au marché export et incluant les produits standards.
• Gérer au quotidien les contrats de maintenance TRAM et les activités de SAV en général, en coordination avec le service production.
• Saisir les réclamations clients.
• Enregistrer les dossiers d'affaires Ingénierie, groupes démarrage hors-standard et SAV, et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients, etc.).
• En l'absence des chefs de projets, chargés d'affaires et technico-commerciaux, gérer les dossiers d'affaires groupes démarrage hors-standard et pièces de rechange, et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients, etc.).
• Suivre les plannings de gestion (documents, livraisons...) des clients, notamment liés à la facturation, en lien avec les projets.
• Renseigner et veiller à la bonne exécution des documents administratifs (devis, pro-forma, bon de commande, crédit documentaire, dossiers SFAC...).
• Rédiger des courriers administratifs et commerciaux.
• Gérer la logistique des affaires et commandes (emballage + transport).
• Faire et suivre les relances chaque semaine.
• Mettre en oeuvre et respecter la politique qualité de l'entreprise.

Outils & Environnement

• Logiciels informatiques : Qualipro, PDM...
• Maîtrise d'un ERP (NAVISION, SAP, etc.)
• Pack Office

Conditions de travail

• Liaison hiérarchique : Directeur des Ventes
• Liaison fonctionnelle : Achats, Administration, Atelier, Bureau d'études, Direction, Finances, Projet, Qualité, SAV
• Formation supérieure reconnue niveau Bac +2 minimum (communication, marketing, gestion administrative...) ou expérience de 3 ans dans une fonction similaire
• Anglais à minima (lu, parlé et écrit)

Profil recherché

1. Formation supérieure reconnue niveau Bac +2 minimum (communication, marketing, gestion administrative...)

2. Ou expérience de 3 ans dans une fonction similaire

3. Maîtrise des logiciels informatiques (Qualipro, PDM...)

4. Maîtrise d'un ERP (NAVISION, SAP, etc.)

5. Maîtrise du Pack Office

6. Anglais à minima (lu, parlé et écrit)

7. Compétences en gestion des priorités, organisation, planification et anticipation

8. Application et respect des procédures

9. Compétences en communication et gestion des interfaces

10. Connaissances des produits de l'entreprise

11. Capacité à synthétiser et reporter les informations

12. Autonomie

13. Capacité à être structuré dans une « Culture PME » (recommandé/facultatif)