Assistant de Direction H/F - Centre Départemental Enfants et Familles

Le Centre Départemental Enfants et Familles, établissement public autonome, s'inscrit dans le dispositif départemental de la protection de l'enfance de la Seine-Saint-Denis.

Il assure des missions d'accueil, d'évaluation, d'orientation, d'hébergement, d'accompagnement et d'écoute, pour des enfants de la naissance à 17 ans, ainsi que pour des femmes isolées, enceintes et/ou avec un enfant de moins de 3 ans.

Il apporte un service adapté aux besoins du public accueilli et conforme aux mesures décidées par les services départementaux et l'autorité judiciaire, en permettant, des parcours personnalisés mobilisant différents lieux d'accueil et partenaires. Il est soumis au Code de l'action sociale et des familles, s'agissant des règles qui régissent son fonctionnement (article L315-9 du C.A.S.F.).

• Secrétariat de Direction, réception et traitement des courriers, appels téléphoniques et des courriels (enregistrement, tri, traitement, diffusion)
• Gestion des agendas et des priorités.
• Planifications, organisation de réunions/prise de rdv/gestion des agendas/filtrages des sollicitations
• Encodage des congés et des astreintes des directeurs et responsables de pôle
• Rédaction, prise de notes, élaboration de comptes rendus et mise en forme de documents
• Mise en forme, reproduction et diffusion de documents, de courriers officiels, de dossiers
• Traitement administratif de dossiers (transmission, suivi, relance)
• Élaboration et suivi de tableaux de bord
• Coordination interne et externe : Interface privilégiée entre la direction générale, les autres services de l'établissement, les partenaires extérieurs et les instances officielles.

Savoir-Faire :

• Maîtriser les outils bureautiques, collaboratifs et de mises en forme. Excellente aisance avec les suites bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels de gestion d'agenda ou de visioconférence.
• Techniques de communication écrite et orale : maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et des normes de rédaction professionnelle.
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Accueillir et orienter les professionnels et le public

Savoir-être :

• Discrétion absolue et confidentialité
• Sens de l'écoute et diplomatie
• Réactivité et adaptabilité
• Rigueur et sens du détail