Secrétaire en Association H/F - Universite Temps Libre du Pays de Rennes

Les principales missions et responsabilités (en binôme)

1 - Accueil et gestion administrative
- Réaliser l'accueil physique et téléphonique des adhérent.e.s, des partenaires et des fournisseurs,
- Prendre en charge les adhésions, inscriptions et désinscriptions des adhérent.e.s,
- Gérer le courrier postal et électronique,
- Contribuer à l'organisation des réunions (convocations, salles, supports) et aux événements de l'association,
- Gérer les plannings des chargés de cours et ateliers et des ressources matérielles : salles, équipements...
- Suivre les stocks (fournitures de bureau.) et faire les commandes si nécessaire,
- Archiver et classer les documents administratifs,
- Assurer la logistique indispensable aux activités, aux conférences, aux voyages et aux événements (tenue des plannings, impression documents de cours, gérer les sessions Zoom.).

2 - Gestion comptable et RH
- Mettre à jour l'application comptable avec les imports de la plateforme de gestion commerciale,
- Tenir à jour la Caisse et déposer les chèques à la banque,
- Archiver et classer les documents comptables,
- Préparer les contrats des salariés professeurs,

3 - Communication interne et externe
- Être le relais d'information entre les membres de l'association, les bénévoles et les partenaires,
- Collaborer à la rédaction des newsletters et des supports de communication,
- Assurer la mise à jours du site web, des flyers, des supports d'information papier et des « informations » du journal local.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Comptabilité générale,Classer des documents,Réaliser des opérations comptables,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un reporting de trésorerie,Organiser l'archivage des documents,Répondre aux demandes d'information,Structurer, synthétiser des informations,Traiter les factures et les paiements,Connaissance des rudiments de la comptabilité,Être à l'aise avec les outils numériques en généra,Maîtrise des suites Libre Office ou Open Office,Expérience dans l'accueil et la coordination

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.