Secrétaire de l'Organisme de Formation H/F - Legta de Quimper-Brehoulou

L'organisme de formation du lycée de Bréhoulou à Fouesnant recherche un personnel administratif :
Missions liées à l'apprentissage:
- Contrat d'apprentissage
o Saisie et dépôt des contrats d'apprentissage sur la plateforme OCAPIAT
o Dépôt des ruptures de contrats
o Dépôts des demandes d'aide aux employeurs
o Mise à jour des contrats en cas de RQTH en cours de contrat
- Inscription
o Constitution du dossier pédagogique des apprenants en s'assurant de la complétude des documents
o Inscription sur la plateforme FREGATA et sur PRONOTE
o Informer et fournir les documents nécessaires aux différents services (Infirmerie, Comptabilité, Bourse et examens, APE, ALESA, Référente handicap)
- Suivi des conventions de paiement et facturation
o Mise à jour du tableau de suivi des conventions de paiement
o Commande et facturation des 1ers équipements
o Préparation des factures et attestations d'assiduité mensuellement pour validation auprès du responsable OFCAB

Missions liées à la formation continue
- Constitution du dossier du stagiaire
o Constitution du dossier pédagogique et administratif du stagiaire
o Vérification de la complétude du dossier
- Inscription
o Inscription des stagiaires sur la plateforme France Travail KAIROS pour les demandeurs d'emploi
o Inscription sur la plateforme de la Région des stagiaires dont la formation est financée par la Région Bretagne
o Inscription sur PRONOTE des stagiaires
o Accompagnement des stagiaires demandant les aides de la Région
- Gestion des présences des stagiaires
o Edition des feuilles d'émargement en centre
o Recueil et vérification des feuilles d'émargement signées par semaine
o Edition des attestations de suivi des heures en formation à distance
o Mise à jour du tableau de suivi des heures de présence des stagiaires
o Déclaration mensuelle des heures de présence stagiaire sur la plateforme PARCOURS et TRANSITIONS PRO pour les stagiaires PTP
- Stage
o Edition des conventions de stage et des feuilles d'émargement en stage
o Recueil des feuilles d'émargements signées
- Examens
o Inscription des stagiaires sur la plateforme INDEXA
o Inscription des stagiaires sur Démarches Numériques
o Préparation des JRUY UC
- Bilan
o Dépôt des bilans de formation sur la plateforme PARCOURS en fin de formation

Missions gestion pédagogique
o Organisation des sorties scolaires (Transports, Repas, Publication BI, remboursement frais de déplacement apprenants et formateurs)
o Réponse aux enquêtes institutionnelles : SIFA

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.