Secrétaire Lycée H/F - Institution du Sacre Coeur
- La Ville-du-Bois - 91
- CDD
- Institution du Sacre Coeur
Les missions du poste
L'Institution du Sacré-Coeur est un établissement scolaire privé sous contrat d'association avec l'État sous tutelle de la Congrégation des Oblates de l'Assomption.
Il est composé d'une école (340 élèves), d'un collège (1000 élèves) et d'un lycée (530 élèves).
Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement en CDD notre Secrétaire Lycée pour rejoindre notre équipe administrative au sein de notre établissement.
Missions principales :
- Gestion administrative des élèves
o Mise à jour et suivi des dossiers élèves sur les logiciels de gestion scolaire.
o Préparation des documents de rentrée et des certificats de scolarité.
o Gestion des radiations et déclarations d'accidents.
o Suivi des échanges administratifs avec les familles.
o Gestion des conventions de stage des élèves de 3e et archivage des documents associés.
- Gestion des inscriptions
o Réception et traitement des demandes d'inscription.
o Suivi administratif des dossiers et relance des pièces manquantes.
o Création des dossiers familles et élèves.
o Production et suivi des statistiques d'effectifs.
- Suivi de la scolarité
o Préparation des conseils de classe et conseils intermédiaires.
o Vérification des notes, appréciations et bulletins.
o Diffusion des bulletins aux familles.
o Archivage des documents scolaires et gestion des dossiers d'orientation.
- Secrétariat et soutien administratif
o Gestion des rendez-vous avec la direction du collège.
o Traitement du courrier entrant et sortant.
o Participation ponctuelle à l'accueil et au standard.
o Réalisation de travaux administratifs et de reprographie en lien avec les différents services.
- Organisation des sorties et séjours scolaires
o Assistance administrative pour l'organisation des voyages et sorties scolaires.
o Préparation des devis et suivi des réservations.
o Coordination des informations avec les équipes pédagogiques, les familles et les prestataires.
Profil recherché :
Compétences et expérience
- Excellentes qualités orthographiques, rédactionnelles et relationnelles.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Capacité à coordonner des informations et à travailler en équipe.
- Connaissance du milieu scolaire appréciée.
Qualités personnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens du service, de l'accueil et de l'écoute.
- Patience, autonomie et professionnalisme.
- Capacité d'adaptation et esprit d'initiative.
Contrat :
- CDD à temps plein dans le cadre d'un remplacement
- Prise de poste : Dès que possible
- Horaires : 8h30 - 17h45
- Les congés scolaires ne sont pas travaillés hormis 10 jours début juillet et une semaine fin août.
- Rémunération : 1 867,02 brut sur 12 mois
Il est composé d'une école (340 élèves), d'un collège (1000 élèves) et d'un lycée (530 élèves).
Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement en CDD notre Secrétaire Lycée pour rejoindre notre équipe administrative au sein de notre établissement.
Missions principales :
- Gestion administrative des élèves
o Mise à jour et suivi des dossiers élèves sur les logiciels de gestion scolaire.
o Préparation des documents de rentrée et des certificats de scolarité.
o Gestion des radiations et déclarations d'accidents.
o Suivi des échanges administratifs avec les familles.
o Gestion des conventions de stage des élèves de 3e et archivage des documents associés.
- Gestion des inscriptions
o Réception et traitement des demandes d'inscription.
o Suivi administratif des dossiers et relance des pièces manquantes.
o Création des dossiers familles et élèves.
o Production et suivi des statistiques d'effectifs.
- Suivi de la scolarité
o Préparation des conseils de classe et conseils intermédiaires.
o Vérification des notes, appréciations et bulletins.
o Diffusion des bulletins aux familles.
o Archivage des documents scolaires et gestion des dossiers d'orientation.
- Secrétariat et soutien administratif
o Gestion des rendez-vous avec la direction du collège.
o Traitement du courrier entrant et sortant.
o Participation ponctuelle à l'accueil et au standard.
o Réalisation de travaux administratifs et de reprographie en lien avec les différents services.
- Organisation des sorties et séjours scolaires
o Assistance administrative pour l'organisation des voyages et sorties scolaires.
o Préparation des devis et suivi des réservations.
o Coordination des informations avec les équipes pédagogiques, les familles et les prestataires.
Profil recherché :
Compétences et expérience
- Excellentes qualités orthographiques, rédactionnelles et relationnelles.
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques.
- Sens de l'organisation, rigueur et gestion des priorités.
- Capacité à coordonner des informations et à travailler en équipe.
- Connaissance du milieu scolaire appréciée.
Qualités personnelles
- Discrétion et respect de la confidentialité.
- Sens du service, de l'accueil et de l'écoute.
- Patience, autonomie et professionnalisme.
- Capacité d'adaptation et esprit d'initiative.
Contrat :
- CDD à temps plein dans le cadre d'un remplacement
- Prise de poste : Dès que possible
- Horaires : 8h30 - 17h45
- Les congés scolaires ne sont pas travaillés hormis 10 jours début juillet et une semaine fin août.
- Rémunération : 1 867,02 brut sur 12 mois
Le profil recherché
Experience: 12 Mois
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres enseignements
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.