Assistant Administratif H/F - APLEONA FRANCE SAS

Intégrer Apleona c'est faire partie du groupe leader sur le marché du Facilites Management (gestion des installations) en Allemagne, Autriche et en Suisse.

Nous sommes l'un des plus gros prestataires de services immobiliers européens avec plus de 3,5 milliards d'Euros de chiffre d'affaires et près de 40 000 salariés.

Nous gérons des biens immobiliers dans toutes les classes d'actifs dans plus de 30 pays, offrons des services d'installation et d'aménagement, et gérons et entretenons des installations. Nous soutenons également nos clients dans les processus de production et les processus secondaires.

Nous disposons d'un haut niveau d'expertise technique, orientée vers la performance et le long terme et motivée par les normes de qualité élevées de nos clients

Depuis sa création en 2017, Apleona France SAS est en croissance rapide grâce à l'acquisition de nouveaux grands comptes internationaux.

Dans le cadre du développement de notre activité dédiée aux centres commerciaux, nous recherchons un(e) Assistant Administratif pour rejoindre nos équipes à Paris.

Rattaché(e) au Directeur Technique National, vous jouez un rôle central dans le suivi administratif et organisationnel de l'activité Centres Commerciaux.

Votre mission ? Faciliter le quotidien des équipes, structurer l'information et contribuer au bon fonctionnement d'un périmètre multi-sites à l'échelle nationale.

Vous intervenez sur des sujets variés, avec une forte dimension de coordination et de suivi.

Vous serez notamment amené(e) à :

Assurer l'assistanat de la Direction Technique

• Organiser les réunions, rendez-vous et points d'activité.
• Préparer les supports et comptes rendus de réunions.
• Suivre les actions et échéances décidées.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes et documents.
• Organiser et assurer le classement des dossiers.

Accompagner le suivi des centres commerciaux

• Centraliser les informations transmises par les différents sites.
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi.
• Suivre les demandes, interventions et actions en cours.
• Effectuer les relances nécessaires auprès des équipes et interlocuteurs concernés.
• Participer à la préparation des reportings pour la Direction et le client.

Assurer le suivi documentaire

• Collecter et organiser les documents relatifs aux différents sites.
• Suivre les contrats, rapports d'intervention, attestations et documents réglementaires.
• Identifier les documents manquants et assurer les relances.
• Participer au suivi des contrôles réglementaires et des échéances.

Être l'interface avec les prestataires

• Centraliser les devis, bons de commande, rapports d'intervention et factures.
• Assurer le suivi administratif des prestataires.
• Effectuer les relances et suivre les échéances contractuelles.
• Faciliter les échanges entre les équipes techniques et les fournisseurs.

Participer au suivi des commandes et de la facturation

• Préparer et suivre les demandes de commandes.
• Suivre les bons de commande jusqu'à leur clôture.
• Centraliser les éléments nécessaires au traitement des factures.
• Participer au rapprochement entre commandes, prestations et factures.
• Assurer le suivi des éventuels écarts.

Construire et suivre les reportings

• Mettre à jour les tableaux de bord de l'activité.
• Collecter et consolider les données des différents sites.
• Préparer les reportings périodiques.
• Suivre les indicateurs et échéances.
• Alerter la Direction en cas de retard ou d'anomalie.
  

Vous êtes titulaire d'une formation Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion ou domaine équivalent et vous disposez idéalement d'une première expérience sur un poste administratif.

Vous êtes particulièrement à l'aise dans les environnements où il faut :

• gérer plusieurs sujets en parallèle ;
• organiser et structurer l'information ;
• suivre des échéances ;
• coordonner différents interlocuteurs ;
• être réactif(ve) et force de proposition.

Une expérience dans le Facility Management, la maintenance, l'immobilier, les services aux entreprises ou la gestion de sites est un plus.

Une connaissance de l'environnement centres commerciaux ou multi-sites sera également appréciée.

Vos atouts

• Vous maîtrisez Excel, Word et Outlook.
• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome.
• Vous avez un bon esprit de synthèse.
• Vous disposez d'excellentes qualités relationnelles.
• Vous aimez travailler avec des interlocuteurs variés.
• Vous savez prioriser et respecter les délais.
• Vous avez le sens du service et aimez travailler en équipe.