Assistant de Direction en Alternance - BTS Sam H/F - Association Philotechnique

L'Association Philotechnique recherche un(e) Assistant(e) de direction en alternance dans le cadre de la préparation d'un BTS Support à l'Action Managériale (SAM).

Sous la responsabilité du Directeur administratif, vous participerez au bon fonctionnement quotidien du siège et développerez des compétences variées en accueil, gestion administrative, organisation et assistanat de direction.

Vos missions
Accueil et fonctionnement du siège :
- Accueillir, informer et orienter les élèves, professeurs, bénévoles et visiteurs ;
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des demandes courantes ;
- Suivre les absences et retards des professeurs ;
- Réceptionner les livraisons et assurer le suivi des messages ;
- Participer à l'ouverture et à la fermeture du siège ;
- Contribuer à la préparation et au rangement des salles lors des inscriptions et événements ;
- Participer à la gestion des situations imprévues et au respect des consignes de sécurité.
Secrétariat et administration :
- Mettre à jour les documents administratifs et les informations du site ;
- Classer et archiver les dossiers ;
- Participer à la gestion des inscriptions et à la saisie informatique ;
- Préparer différents documents et envois à destination des professeurs ;
- Participer à l'organisation et au suivi des événements de l'association ;
- Mettre à jour les affichages et supports d'information.
Missions spécifiques :
- Créer et actualiser des procédures internes ;
- Assister le Directeur administratif dans différents dossiers ;
- Participer à des missions ponctuelles liées à la logistique, à la sécurité et à l'organisation du siège.
Les missions pourront évoluer en fonction des besoins de l'association et de votre progression.

Profil recherché

Vous préparez ou souhaitez préparer un BTS SAM en alternance.

Nous recherchons une personne :
- Organisé(e), rigoureux(se) et polyvalent(e );
- À l'aise dans les relations avec le public ;
- Dynamique, réactif(ve) et capable de prendre des initiatives ;
- À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques ;
- Discrète et ayant le sens des responsabilités ;
- Appréciant le travail en équipe et le contact avec des publics variés.

Une première expérience en accueil, secrétariat ou administration est un plus, mais n'est pas indispensable.

Organisation de l'alternance

Durée du contrat : 2 ans
Lundi, mardi et mercredi : en entreprise
Jeudi et vendredi : en formation

En fonction des besoins liés à la gestion du siège ou à l'organisation d'événements, le samedi pourra ponctuellement être travaillé en remplacement du mercredi.

Pourquoi rejoindre l'Association Philotechnique ?

Cette alternance vous permettra d'acquérir une expérience concrète et polyvalente en assistanat de direction, au sein d'une association et au contact de nombreux interlocuteurs.

Vous serez pleinement intégré(e) à l'équipe ainsi qu' au fonctionnement du siège et accompagné(e) dans votre montée en compétences.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Rédiger un écrit professionnel

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.